Tietosuojakäytäntö

1. Johdanto

Tässä Ritualsin työnhakijoiden tietosuojakäytännössä (”tietosuojakäytäntö”) kerromme, kuinka Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Alankomaat) (jäljempänä ”yhtiö”) ja sen tytäryhtiöt käyttävät niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka hakevat työpaikkaa yhtiöstämme (”työnhakijat” tai ”sinä”).

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, mitä tietoja keräämme, mitä teemme kyseisillä tiedoilla, kenelle niitä jaamme, kuinka turvaamme ne ja kuinka kauan säilytämme niitä, sekä työnhakijoiden oikeudet ja velvollisuudet.

Yhtiö on henkilötietojesi rekisterinpitäjä yhdessä sen tytäryhtiön kanssa, josta haet tiettyä työpaikkaa (yhdessä: ”Rituals” tai ”me”).

2. Keräämämme ja käyttämämme henkilötiedot

Keräämme ja käytämme seuraavia henkilötietoja sinusta: yhteystiedot (kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero), opiskelutodistukset, tiedot kertyneestä kokemuksesta (kuten koulutus, taidot, työkokemus ja/tai ansioluettelo, valokuva, video, suositukset sekä työntekijän tiedot ja arvioinnit), saatavuutesi, demografiset tiedot (kuten ikä, syntymäaika ja sukupuoli), psykologisten testien tulokset, vastaukset, jotka annat koskien tavanomaisia asiakaskohtaamisia osana verkossa suoritettavaa ”peliä”, Rituals Match Identifierin osaa, sekä muut tiedot, jotka ovat välttämättömiä rekrytointipäätöksen tekemiseksi tai jotka olet antanut meille vapaaehtoisesti (kaikkiin edellä mainittuihin tietoihin viitataan jäljempänä ”työnhakijan tietoina”).

Emme periaatteessa kerää tai käytä henkilötietojen erityisryhmiä, kuten terveystietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja, ellet sitten anna näitä meille vapaaehtoisesti osana hakukirjettäsi, ansioluetteloasi, haastattelun aikana tai kun olet yhteydessä jonkun Ritualsin työntekijän kanssa hakuprosessin aikana. Riippuen kuitenkin siitä, mihin tehtävään haet, sinulta saatetaan edellyttää osallistumista seulontaprosessiin, jonka yhteydessä rikostaustasi tarkistetaan. Jos tällainen seulontaprosessi vaaditaan, keräämme sinusta rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä henkilötietojen eritysryhmiä.

3. Henkilötietojesi käytön tarkoitukset

Rituals kerää ja käyttää henkilötietojasi hakuprosessin hallinnointitarkoituksiin. Tarkemmin eriteltynä käytämme henkilötietojasi:

• hakuprosessisi hallinnointiin
• taitojesi, pätevyytesi ja soveltuvuutesi arvioimiseen
• varmistamaan, että antamasi tiedot ovat oikein, esimerkiksi olemalla yhteydessä suosittelijoihisi
• tarkistamaan taustasi siltä osin kuin se on tarpeellista tulevan roolisi kannalta
• lisäksi säilytämme tietosi tulevia rekrytointiprosesseja varten, kertoaksemme sinulle mahdollisista profiiliisi sopivista uramahdollisuuksista ja antaaksemme sinulle niistä tietoa (Talentpool)
• jotta pystymme noudattamaan soveltuvia (työhön liittyviä) lakeja ja säännöksiä.

Saatamme pyytää sinua osana hakuprosessia osallistumaan verkossa tehtävään arviointiin. Tämä verkkoarviointi koostuu persoonallisuustestistä ja kognitiivisesta testistä. Sinusta luodaan antamiesi vastausten pohjalta henkilökohtainen profiili, jonka avulla voidaan analysoida tai ennustaa, sovellutko Ritualsin työntekijäksi. Emme kuitenkaan
koskaan tee päätöksiä pelkän automaattisen prosessin avulla, vaan vakuutamme, että joku HR-osastomme edustajista katsoo läpi jokaisen hakemuksen.

Sinulla on oikeus vastustaa edellä mainittuja profilointitoimia. Lisätietoja tästä löydät tämän tietosuojakäytännön kohdasta 8 (Oikeutesi).

Katso tämän tietosuojakäytännön kohdasta 2 yleiskatsaus henkilötiedoista, joita keräämme ja käytämme edellä mainittuihin tarkoituksiin.

4. Henkilötietojen keräämisen ja käytön oikeusperusta

Keräämme ja käytämme henkilötietojasi aina soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että keräämme ja käytämme henkilötietoja aina jonkin seuraavan oikeusperustan nojalla:

• Pystyäksemme arvioimaan sopivuutesi hakemaasi työtehtävään ennen työsopimuksen solmimista.
• Aina kun on tarpeen, jotta pystymme noudattamaan meitä koskevia oikeudellisia velvollisuuksia.
• Kun se on välttämätöntä oikeutettujen etujemme ja sinun etujesi vuoksi, eivätkä perusoikeudet syrjäytä näitä etuja. Meidän oikeutettuihin etuihimme lukeutuvat halumme palkata päteviä ja sopivia henkilöitä, löytää oikeat hakijat avautuviin työpaikkoihin, tehdä työnhakijoita koskevia päätöksiä nopeammin, parantaa hakuprosessin tehokkuutta sekä turvata liiketoimintamme ja suojata ja kehittää sitä.
• Aina kun meillä on siihen vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti antamasi suostumus, esimerkiksi jos päätät antaa meille henkilötietoja vapaaehtoisesti. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa jäljempänä, tämän tietosuojakäytännön kohdassa 8 (”Oikeutesi”), ilmoitetulla tavalla.

5. Henkilötietojesi säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi hakuprosessin ajan. Jos otat työn Ritualsilla vastaan, henkilötietojasi säilytetään kaikille työntekijöille annettavassa Ritualsin työntekijöiden tietosuojailmoituksessa ilmoitetulla tavalla.

Jos hakuprosessisi ei johtanut työpaikkaan, poistamme tietosi automaattisesti yhden (1) kuukauden kuluessa. Jos annat meille luvan säilyttää tietojasi Talentpoolissa, säilytämme tietojasi enintään yhden (1) vuoden ajan, jonka aikana saatamme tiedottaa sinua muista avautuvista työpaikoista, joihin pidämme sinua sopivana hakijana.

Jos olet ilmoittanut, että et halua tietoa muista työpaikoista, poistamme henkilötietosi välittömästi pyyntösi saatuamme.

Säilytämme henkilötietojasi kuitenkin aina pidempään, jos meillä on oikeudellinen velvollisuus tehdä niin.

6. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Saatamme jakaa henkilötietojasi edellä, tämän tietosuojakäytännön kohdassa 3 lueteltuihin tarkoituksiin tarpeen mukaan Ritualsin työntekijöille, kun heidän työtehtävänsä Ritualsilla sitä edellyttävät (sekä maassa, jossa haet työpaikkaa, että muissa maissa, joissa meillä on toimintaa, mukaan lukien Euroopan talousalueen [”ETA”] ulkopuoliset maat). Tämä sisältää siirrot myyjille ja toimittajille, joita käytämme käsittelemään tietoja puolestamme, liiketoimintamme jatkajille yrityskaupan tapauksessa sekä toimivaltaisille valvontaviranomaisille, toimeenpanoviranomaisille ja muille valtion laitoksille.

Rituals pyrkii kaikin kohtuullisesti tarpeellisin keinoin varmistamaan, että henkilötietosi jaetaan ja että niitä käsitellään turvallisesti sekä tämän käytännön ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että olemme solmineet laillisesti tarpeelliset sopimukset tietojesi vastaanottajien kanssa, mukaan lukien Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai muita vastaavia lausekkeita ETA-alueen ulkopuolella toimivien tahojen kanssa, jotka eivät muuten tarjoaisi riittävää tietosuojaa. Sinulla on oikeus saada kopio kaikista asiakirjoista, joista ilmenevät soveltuvat käytössä olevat turvatoimet. Saat kopiot lähettämällä pyynnön osoitteeseen privacy@rituals.com.

7. Turvallisuus

Pyrimme kaikin kohtuullisin keinoin varmistamaan, että henkilötietojasi suojataan asianmukaisilla teknisillä, fyysisillä ja organisatorisilla toimilla, jotta ne ovat suojassa luvattomalta tai lainvastaiselta käytöltä, muuttamiselta, luvattomalta pääsyltä tai luovutukselta, vahingossa tapahtuvalta tai luvattomalta tuhoamiselta sekä katoamiselta.

Pyrimme myös kaikin kohtuullisin keinoin rajaamaan pääsyn henkilötietoihisi vain henkilöille, joiden täytyy päästä käsiksi niihin tässä tietosuojakäytännössä ilmoitettuja tarkoituksia varten. Lisäksi varmistamme sopimuksin, että henkilötietojasi käsittelevät kolmannet osapuolet varmistavat tietojesi luottamuksellisuuden ja eheyden turvallisella tavalla.

8. Oikeutesi

Jos haluat pyytää pääsyä henkilötietoihin, jotka meillä on sinusta, tai kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista, jos haluat peruuttaa antamasi suostumuksen, jos haluat pyytää elektronista kopiota kyseisistä henkilötiedoista siirrettäväksi toiselle yhtiölle tai jos haluat rajoittaa sitä, miten käytämme henkilötietojasi, voit ottaa meihin yhteyttä jäljempänä, tämän tietosuojakäytännön kohdassa 9 ilmoitetulla tavalla. Sinulla on myös oikeus vastustaa sitä, miten käsittelemme tietoja. Tarkemmin sanottuna sinulla on oikeus vastustaa profilointitoimia, joita Rituals tekee osana hakuprosessia. Vastaamme pyyntöösi soveltuvien lakien mukaisesti.

Kerro meille pyynnössäsi, mitä henkilötietoja haluat meidän muuttavan, haluatko, että kyseiset tiedot poistetaan tietokannastamme, tai muista rajoituksista, joita haluat asettaa sille, miten käytämme tietojasi. Omaksi suojaksesi saatamme joutua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi toteuttamista. Pyrimme toteuttamaan pyyntösi niin pian kuin se on kohtuullisesti mahdollista.

Huomaa, että saatamme joutua säilyttämään tiettyjä henkilötietoja arkistointitarkoituksiin ja/tai sellaisten toimien loppuun suorittamiseen, jotka aloitit ennen pyyntöäsi muuttaa tai poistaa tietoja.

Jos henkilötietojasi käsitellään suostumuksellasi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa lähettämällä pyyntösi sähköpostitse osoitteeseen recruitment@rituals.com. Tämä ei vaikuta suostumuksen perusteella tapahtuvan käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista.

Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle omassa asuinmaassasi, mikäli katsot, että henkilötietojasi kerätään ja käytetään tämän tietosuojakäytännön tai soveltuvien lakien vastaisesti.

9. Yhteydenotot

Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita siitä, miten käytämme henkilötietojasi, tai oikeuksiesi harjoittamisesta, lähetä meille sähköpostia osoitteeseen recruitment@rituals.com.