Sekretesspolicy

1. Introduktion

I denna Rituals sekretesspolicy för sökande (”sekretesspolicy”) beskriver vi hur Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Nederländerna) (nedan kallat: ”företaget”) och dess anknutna företag använder personuppgifterna för de sökande som ansöker om anställning hos oss (”sökande” eller ”du”).Denna sekretesspolicy beskriver den information som vi samlar in, vad vi gör med den, vilka vi delar den med, hur vi säkrar den, hur länge vi lagrar den och vilka rättigheter och skyldigheter du har som sökande.Företaget utgör datakontrollanten för dina personuppgifter, tillsammans med det dotterbolag som du ansöker till gällande en viss ledig tjänst (tillsammans: ”Rituals”, ”vi”, ”våra” eller ”oss”).

2. Personliga uppgifter om dig som vi samlar in och använder

Vi samlar in och använder följande personuppgifter om dig: kontaktinformation (t.ex. namn, adress, e-postadress och telefonnummer); utbildningsbevis; erfarenhetsinformation (t.ex. utbildning, kompetens, arbetslivserfarenhet och/eller CV, fotografi, video, referenser, anställningsregister och bedömningar), din arbetstillgänglighet, demografisk information (t.ex. ålder, födelsedatum, kön); psykologiska testresultat; dina svar på typiska samspel med kunder som en del av online-”spelet”, som en del av Ritual Match Identifier och annan information som krävs för att fatta ett rekryteringsbeslut eller som på annat sätt frivilligt tillhandahålls av dig (alla sådana uppgifter kallas nedan gemensamt för ”uppgifter för sökande”).

I princip samlar vi inte in eller använder några speciella kategorier av personuppgifter gällande dig, till exempel hälsodata eller andra känsliga typer av data, såvida du inte lämnar dessa frivilligt till oss som en del av ditt ansökningsbrev, CV, under intervjun eller under kontakt med en anställd vid Rituals under ansökningsförfarandet. Beroende på vilken funktion din ansökan gäller kan du dock vara skyldig att delta i ett screeningförfarande där din rättsliga bakgrund kommer att kontrolleras. Om ett sådant screeningförfarande äger rum, samlar vi in särskilda kategorier av personuppgifter om dig som rör straffbara domar och brott.

3. Syftet med användningen av dina personuppgifter

Rituals samlar in och använder dina personuppgifter för hantering av ansökningsförfarandet. Mer specifikt använder vi dina personuppgifter för att:

administrera och hantera din ansökning;
bedöma dina färdigheter, kvalifikationer och din lämplighet för våra karriärmöjligheter;
vidta åtgärder för att verifiera att den information du lämnat är riktig och korrekt, t.ex. med hjälp av referenskontroller;
genomföra bakgrundskontroller i den utsträckning som gällande lag tillåter såväl som i den utsträckning som krävs för din roll;
upprätthålla ditt register för framtida anställningsförfaranden, bland annat för att kommunicera med dig och ge dig information om potentiella karriärmöjligheter som passar din profil (”talentpool”);
följa gällande (anställnings)lagstiftningar och förordningar.

Som en del av ansökningsprocessen kan vi be dig att genomgå en bedömning online. Denna online bedömning består av ett personlighetsformulär och ett kognitivt test. Utifrån de svar du ger skapas en personlig profil av dig för att analysera eller förutsäga om du är lämplig för ett jobb på Rituals. Vi utför inga enbart automatiserade aktiviteter för individuellt beslutsfattande och kommer att se till att din ansökan alltid hanteras genom ingripande av en HR-representant (och inte enbart på automatiserad väg).

Du har rätt att invända mot de profileringsaktiviteter som nämns ovan. För mer information, se punkt 8 i denna integritetspolicy (Dina rättigheter).

Se punkt 2 i denna sekretesspolicy för en översikt över personuppgifter som vi samlar in och använder för ovanstående ändamål.

4. Rättsliga grunder för insamling och användning av personuppgifter

Vi samlar alltid in och använder dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddsförordningar. Detta innebär att vi alltid samlar in och använder personuppgifter på grundval av någon av följande rättsliga grunder:

för att vidta åtgärder för att bedöma din lämplighet för den lediga tjänsten innan ingående av anställningsavtal;
i de fall vi måste uppfylla någon rättslig förpliktelse som vi är underkastade;
när det är nödvändigt för våra legitima intressen och dina intressen samt grundläggande rättigheter inte åsidosätter dessa intressen. Våra legitima intressen utgörs av våra intressen att anställa kvalificerade och lämpliga personer, att hitta rätt kandidat för framtida lediga tjänster, att fatta beslut om arbetssökande inom kortare tidsramar och att förbättra ansökningsförfarandets effektivitet och för att säkra, försvara och utveckla vår verksamhet;
då vi har ditt frivilliga och uttryckliga samtycke. Till exempel om du väljer att lämna personuppgifterna till oss frivilligt. Du kan återkalla ditt samtycke när som helst såsom anges i avsnittet ”Dina rättigheter” nedan under punkt 8 i denna sekretesspolicy.

5. Lagring av dina personuppgifter

Vi lagrar dina personuppgifter under den tid som ansökningsförfarandet pågår. Om du accepterar en anställning hos Rituals kommer dina personuppgifter att lagras enligt vad som anges i vår sekretesspolicy för anställda hos Rituals, vilken vi tillhandahåller till alla anställda.

Om din ansökan inte har godkänts kommer vi att radera dina uppgifter automatiskt inom 3 månader. När du ger oss ditt samtycke till att stanna kvar i Talentpool kommer vi att lagra dina personuppgifter i högst ett år, och under denna period kan vi informera dig om andra lediga tjänster som vi anser att du är lämplig att söka.Om du har angett att du inte vill bli informerad om andra lediga tjänster så kommer vi att bort dina personuppgifter omedelbart på din begäran.

Under alla omständigheter kommer vi att lagra dina personuppgifter under en längre tid om vi har en laglig skyldighet att göra detta.

6. Delgivning och överföring av dina personuppgifter

För de ändamål som anges i punkt 3 i denna sekretesspolicy ovan kan vi delge dina personuppgifter med Rituals anställda på basis av nödvändig vetskap, om sådan krävs för de anställdas funktion inom Rituals. (både i det land du söker anställning och i andra länder där vi har verksamhet, även till länder utanför europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”)). Detta inkluderar överföringar till leverantörer och entreprenörer som vi använder för att behandla uppgifter å vår vägnar, efterträdare som tar över vår verksamhet i händelse av företagstransaktion och behöriga tillsynsmyndigheter och andra myndigheter.

Rituals vidtar alla rimliga nödvändiga steg för att säkerställa att dina personuppgifter delas och behandlas säkert och i enlighet med denna policy och gällande lagstiftning. Det innebär att vi ingått juridiskt nödvändiga avtal med mottagare av dina uppgifter, inklusive standardavtalsklausuler (”SCC:er”) som godkänts av Europeiska kommissionen, eller motsvarande enhet med parter utanför EES som inte tillhandahåller tillräcklig skyddsnivå. Du har rätt att få en kopia av dokumentation som visar de lämpliga skyddsåtgärder som har vidtagits genom att skicka in en begäran via privacy@rituals.com.

7. Säkerhet

Vi kommer att vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är ordentligt säkrade med hjälp av lämpliga tekniska, fysiska och organisatoriska åtgärder så att de skyddas mot obehörig eller olaglig användning, ändring, obehörig åtkomst eller avslöjande, oavsiktlig eller felaktig förstörelse och förlust.

Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att begränsa tillgången till dina personuppgifter till de personer som behöver ha tillgång till dem för något av de ändamål som anges i denna sekretesspolicy. Dessutom säkerställer vi med hjälp av kontraktsavtal att tredje part som behandlar dina personuppgifter på samma sätt skyddar dina uppgifters konfidentialitet och integritet på ett säkert sätt.

8. Dina rättigheter

Om du vill begära tillgång till, rätta eller ta bort de personuppgifter som vi håller om dig, om du vill återkalla ditt samtycke, om du vill begära en elektronisk kopia av sådana personuppgifter i syfte att överföra dem till ett annat företag, eller om du vill att vi begränsar vår användning av dina personuppgifter, kan du kontakta oss enligt vad som anges i punkt 9 i denna sekretesspolicy nedan. Du har också rätt att invända mot vår databehandling. Mer specifikt har du rätt att göra invändningar mot den profilering som utförs av Rituals som en del av ansökningsförfarandet. Vi kommer att bemöta din begäran i enlighet med gällande lagar.

I din begäran ska du ange vilka personuppgifter du vill ändra, om du vill att de återhålls från vår databas eller på annat sätt meddela oss vilka begränsningar du vill applicera för användningen av dem. I syfte att upprätthålla ditt skydd kan vi behöva verifiera din identitet innan vi tillgodoser din begäran. Vi kommer att försöka hantera din förfrågan så snart som möjligt.

Observera att vi kan behöva behålla vissa personuppgifter för registerändamål och/eller för att slutföra transaktioner som du initierade innan du begärde en ändring eller radering.

Om dina personuppgifter behandlas på grundval av ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att skicka ett e-postmeddelande som specificerar din begäran till recruitment@rituals.com, utan att påverka lagenligheten av behandlingen baserat på samtycket innan det återkallats.

Du kan lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt inom ditt hemland, om du anser att insamlingen och användningen av dina personuppgifter strider mot denna sekretesspolicy eller gällande lag.

9. Kontakta oss

Om du har några frågor eller problem angående vår användning av dina personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen skicka ett e-postmeddelande till recruitment@rituals.com.