Polityka prywatności

1. Wprowadzenie:

W niniejszej Polityce prywatności dla kandydatów do pracy w Rituals („Polityka prywatności”) opisujemy, w jaki sposób Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Holandia) (zwana dalej „Spółką”) i jej spółki stowarzyszone wykorzystują dane osobowe naszych kandydatów, którzy ubiegają się o zatrudnienie w naszej firmie („Kandydaci” lub „Ty”).

Niniejsza Polityka prywatności opisuje informacje, które zbieramy, to, co z nimi robimy, komu je udostępniamy, jak je zabezpieczamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa i obowiązki przysługują Tobie jako Kandydatowi.

Spółka jest administratorem danych osobowych Kandydata wraz z podmiotem stowarzyszonym, do którego Kandydat aplikuje na określone stanowisko (łącznie: „Rituals”, „my”, „nasz” lub „nas”).

2. Dane osobowe Kandydata, które gromadzimy i wykorzystujemy

Gromadzimy i wykorzystujemy następujące dane osobowe Kandydata: dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail i numer telefonu); świadectwa wykształcenia; informacje o doświadczeniu (takie jak wykształcenie, umiejętności, doświadczenie zawodowe i/lub CV, zdjęcie, nagranie wideo, referencje, dokumentacja pracownicza i oceny), dyspozycyjność do pracy, informacje demograficzne (takie jak wiek, data urodzenia, płeć); wyniki testów psychologicznych; odpowiedzi udzielone w typowych interakcjach z klientem w ramach Gry online jako część Identyfikatora dopasowania Rituals oraz inne informacje niezbędne do podjęcia decyzji rekrutacyjnej lub w inny sposób dobrowolnie dostarczone przez Kandydata (wszystkie takie dane zwane dalej łącznie „Danymi Kandydata”).

Zasadniczo nie gromadzimy ani nie wykorzystujemy żadnych szczególnych kategorii danych osobowych Kandydata, takich jak dane dotyczące zdrowia lub inne wrażliwe rodzaje danych, chyba że Kandydat przekaże nam je dobrowolnie w ramach listu motywacyjnego, CV, podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub podczas kontaktu z jednym z pracowników Rituals w trakcie procesu aplikacyjnego. Jednakże, w zależności od funkcji, na którą aplikujesz, możesz zostać poproszony o udział w procedurze kontrolnej, podczas której zostanie sprawdzona Twoja przeszłość sądowa. Jeśli taka procedura kontrolna będzie miała miejsce, będziemy gromadzić specjalne kategorie danych osobowych Kandydata dotyczące wyroków skazujących i przestępstw.

3. Cele wykorzystywania danych osobowych Kandydata

Rituals gromadzi i wykorzystuje dane osobowe Kandydatów w celu administrowania procesem aplikacji. W szczególności wykorzystujemy dane osobowe Kandydatów:

w celu administrowania i zarządzania procesem aplikacji;
w celu oceny umiejętności, kwalifikacji i predyspozycji Kandydata do pracy w Rituals;
w celu zweryfikowania, czy podane przez Kandydata informacje są prawdziwe i trafne, np. poprzez sprawdzenie referencji;
w celu przeprowadzania kontroli przeszłości sądowej w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, a także w zakresie wymaganym do pełnienia danej funkcji;
w celu przechowywania danych Kandydata na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, w tym w celu komunikowania się z Kandydatem i dostarczania mu informacji dotyczących potencjalnych możliwości rozwoju kariery, które odpowiadają jego profilowi (pula talentów);
w celu przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji (dotyczących zatrudnienia).

W ramach procesu aplikacyjnego możemy poprosić Cię o poddanie się ocenie online. Ocena online składa się z kwestionariusza osobowości i testu poznawczego. Na podstawie udzielonych odpowiedzi tworzony jest osobisty profil Kandydata w celu przeanalizowania lub prognozowania, czy kandydat kwalifikuje się do pracy w Rituals. Nie przeprowadzamy
żadnych wyłącznie zautomatyzowanych działań w zakresie podejmowania indywidualnych decyzji i zapewnimy, że wniosek Kandydata będzie zawsze rozpatrywany przez przedstawiciela działu HR (a nie wyłącznie w sposób zautomatyzowany).

Kandydat ma prawo sprzeciwić się profilowaniu, o którym mowa powyżej. Więcej informacji można znaleźć w punkcie 8 niniejszej Polityki prywatności (Prawa Kandydata).

Przegląd danych osobowych, które gromadzimy i wykorzystujemy do powyższych celów, znajduje się w paragrafie 2 niniejszej Polityki prywatności.

4. Podstawy prawne gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych

Przez cały czas gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe Kandydatów zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Oznacza to, że zawsze będziemy gromadzić i wykorzystywać dane osobowe w oparciu o jedną z następujących podstaw prawnych:

w celu podjęcia kroków zmierzających do oceny adekwatności Kandydata na wakat przed zawarciem umowy o pracę;
gdy musimy spełnić obowiązek prawny, któremu podlegamy;
gdy jest to konieczne ze względu na nasze uzasadnione interesy, a interesy i podstawowe prawa Kandydata nie są nadrzędne wobec tych interesów. Naszym uzasadnionym interesem jest zatrudnianie wykwalifikowanych i odpowiednich osób, znajdowanie odpowiednich Kandydatów na przyszłe wakaty, podejmowanie decyzji dotyczących Kandydatów ubiegających się o pracę w krótszym horyzoncie czasowym oraz poprawa wydajności procesu aplikacyjnego, a także zabezpieczenie, ochrona i rozwój naszej działalności;
w przypadku uzyskania wyraźnej i dobrowolnej zgody Kandydata. Na przykład, jeśli Kandydat zdecyduje się dobrowolnie przekazać nam dane osobowe. Kandydat może odwołać swoją zgodę w dowolnym momencie, jak określono w sekcji „Prawa Kandydata” poniżej w paragrafie 8 niniejszej Polityki prywatności.

5. Przechowywanie danych osobowych Kandydata

Dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania procesu aplikacyjnego. Jeśli Kandydat zaakceptuje zatrudnienie w Rituals, jego dane osobowe będą przechowywane na zasadach określonych w naszej Informacji o ochronie prywatności pracowników Rituals, którą udostępniamy wszystkim pracownikom.

Jeśli proces aplikacji nie zakończy się pomyślnie, dane zostaną automatycznie usunięte w ciągu 1 miesiąca. Jeśli Kandydat wyrazi zgodę na pozostanie w Puli talentów, będziemy przechowywać jego dane osobowe przez okres maksymalnie 1 roku, w którym to okresie możemy informować go o innych ofertach pracy, na które naszym zdaniem może aplikować.

Jeśli Kandydat zaznaczył, że nie chce być informowany o innych ofertach pracy, na jego żądanie niezwłocznie usuniemy jego dane osobowe.

W każdym przypadku będziemy przechowywać dane osobowe Kandydata przez dłuższy czas, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

6. Ujawnianie i przekazywanie danych osobowych Kandydata

W celach wymienionych w punkcie 3 niniejszej Polityki prywatności powyżej możemy udostępniać dane osobowe Kandydata pracownikom Rituals na zasadzie ograniczonego dostępu, jeśli jest to wymagane do pełnienia ich funkcji w Rituals. (zarówno w kraju, w którym Kandydat złożył wniosek, jak i w innych krajach, w których prowadzimy działalność, w tym w krajach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”)). Obejmuje to przekazywanie danych sprzedawcom i dostawcom, z których korzystamy do przetwarzania danych w naszym imieniu, następcom prawnym naszej firmy w przypadku transakcji korporacyjnej oraz właściwym organom regulacyjnym, organom egzekucyjnym i innym agencjom rządowym.

Rituals podejmuje wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia, że dane osobowe Kandydata są udostępniane i przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z niniejszą polityką i obowiązującymi przepisami. Oznacza to, że zawarliśmy prawnie niezbędne umowy z odbiorcami danych Kandydata, w tym standardowe klauzule umowne („SCC”) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub równoważne środki ze stronami spoza EOG, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony. Kandydat ma prawo do otrzymania kopii wszelkiej dokumentacji wykazującej odpowiednie zabezpieczenia, które zostały podjęte, składając wniosek za pośrednictwem strony privacy@rituals.com.

7. Bezpieczeństwo

Podejmiemy uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że dane osobowe Kandydata są należycie zabezpieczone przy pomocy odpowiednich środków technicznych, fizycznych i organizacyjnych, aby zapewnić im ochronę przed nieuprawnionym lub bezprawnym użyciem, modyfikacją, dostępem lub ujawnieniem, przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem oraz utratą.

Podejmujemy wszelkie uzasadnione kroki w celu ograniczenia dostępu do danych osobowych Kandydata do osób, które muszą mieć do nich dostęp w jednym z celów wymienionych w niniejszej Polityce prywatności. Ponadto zapewniamy na mocy umowy, że każda strona trzecia przetwarzająca dane osobowe Kandydata w równym stopniu zapewnia poufność i integralność danych Kandydata w bezpieczny sposób.

8. Prawa Kandydata

Jeśli Kandydat chciałby zażądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, jeśli chciałby wycofać udzieloną zgodę, jeśli chciałby zażądać otrzymania elektronicznej kopii takich danych osobowych w celu przekazania ich innej firmie lub jeśli chciałby, abyśmy ograniczyli wykorzystanie jego danych osobowych, może skontaktować się z nami w sposób wskazany w punkcie 9 niniejszej Polityki prywatności poniżej. Kandydat ma również prawo sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas danych. W szczególności Kandydat ma prawo sprzeciwić się profilowaniu prowadzonemu przez Rituals w ramach procedury aplikacyjnej. Odpowiemy na Twój wniosek zgodnie z obowiązującym prawem.

W swoim wniosku prosimy o poinformowanie nas, jakie dane osobowe chciałbyś zmienić i czy chciałbyś, aby zostały one usunięte z naszej bazy danych lub o poinformowanie nas w inny sposób, jakie ograniczenia chciałbyś nałożyć na ich wykorzystanie przez nas. Ze względu na ochronę Kandydata, przed realizacją wniosku może być konieczne zweryfikowanie jego tożsamości. Postaramy się wypełnić żądania z wniosku Kandydata tak szybko, jak będzie to możliwe.

Należy pamiętać, że możemy być zmuszeni do zachowania niektórych danych osobowych w celach związanych z prowadzeniem dokumentacji i/lub w celu zakończenia transakcji rozpoczętych przed złożeniem wniosku o zmianę lub usunięcie danych.

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, Kandydat może wycofać zgodę w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość e-mail na adres recruitment@rituals.com i określając swoje żądanie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Kandydat ma również prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim, w którym mieszka, jeśli uzna, że gromadzenie i wykorzystywanie jego danych osobowych narusza niniejszą politykę prywatności lub obowiązujące prawo.

9. Skontaktuj się z nami

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących wykorzystywania przez nas danych osobowych Kandydata lub w celu skorzystania z przysługujących mu praw, prosimy o przesłanie wiadomości e-mail na adres recruitment@rituals.com.