Personvernerklæringen

1. Innledning

I denne Rituals’ gjeldende personvernerklæring («Personvernerklæringen») beskriver vi hvordan Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Nederland) (heretter: «Selskapet») og deres tilknyttede selskaper bruker de personlige data for våre jobbsøkere («Søkere» eller «deg»). Denne personvernerklæringen beskriver informasjonen vi samler inn, hva vi gjør med den, hvem vi deler den med, hvordan vi sikrer den, hvor lenge vi lagrer den samt hvilke rettigheter og forpliktelser du som Søker har. Selskapet er datakontrollør for dine personlige data, sammen med den filialen du søker en bestemt stilling hos (tilsammen: «Rituals», «vi», «våre» eller «oss»).

2. Personlige data om deg som vi samler inn og bruker

Vi samler inn og bruker følgende personlige data om deg: kontaktinformasjon (som navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer), vitnemål, informasjon om erfaring (som utdanning, ferdigheter, arbeidserfaring og/eller CV-er, fotografi, video, referanser, arbeidsattester og anbefalinger), din tilgjengelighet for arbeid, demografisk informasjon (som alder, fødselsdato, kjønn), psykologiske testresultater, dine svar gitt på Rituals Match Identifier som en del av «Game» på nettet, som er en del av Rituals Match Identifier og annen informasjon som er nødvendig for å ta en avgjørelse om ansettelse eller som du ellers frivillig har gitt oss (alle slike data blir heretter kalt «Søkerdata»).

I prinsippet samler vi ikke inn eller bruker spesielle kategorier av personlige data om deg, slik som helseinformasjon eller andre sensitive typer data, med mindre du gir disse til oss frivillig eller som en del av ditt søknadsbrev, CV, under intervju eller i kontakt med en av Rituals’ ansatte under søkeprosessen. Du kan, imidlertid, avhengig av funksjonen du søker på, bli bedt om å delta i en screeningprosedyre hvor din juridiske vandel vil bli sjekket. Dersom en slik screeningprosedyre finner sted, vil vi samle inn spesielle kategorier med personlige data om deg i forhold til domfellelser og lovbrudd.

3. Hensikt med å bruke dine personlige data

Rituals samler inn og bruker dine personlige data i den hensikt å administrere søkeprosessen. Spesielt bruker vi dine personlige data:

  • til å administrere og håndtere din søkeprosess
  • til å vurdere dine ferdigheter, kvalifikasjoner og din egnethet for våre karrieremuligheter
  • til å ta skritt for å bekrefte at informasjonen du har oppgitt er riktig og korrekt, f.eks. ved å sjekke referanser
  • til å gjennomføre bakgrunns kontroller i den utstrekning gjeldende lovverk tillater samt i den utstrekning det er nødvendig for din rolle
  • til å beholde din registrering for framtidige ansettelsesprosesser, inkludert i den hensikt å kommunisere med deg og gi deg informasjon om mulige karrieremuligheter som passer til din profil (talentpool)
  • til å rette oss etter gjeldende (ansettelse-relaterte) lover og bestemmelser

Som en del av søknadsprosessen kan vi be deg om å gjennomgå en elektronisk vurdering. Denne nettvurderingen består av et personlighetsspørreskjema og en kognitiv test. Basert på svarene du gir, opprettes en personlig profil av deg for å analysere eller forutsi om du er kvalifisert for en jobb hos Rituals. Vi utfører ingen utelukkende automatiserte individuelle beslutningsaktiviteter og vil sikre at søknaden din alltid behandles gjennom inngripen fra en HR-representant (og ikke kun med automatiserte midler).

Du har rett til å protestere mot profileringsaktivitetene nevnt ovenfor. For mer informasjon, se avsnitt 8 i denne personvernerklæringen (Dine rettigheter).

Se avsnitt 2 i denne personvernerklæringen for en oversikt over de personlige data som vi samler inn og bruker for de ovenstående hensikter.

4. Juridisk grunnlag for innsamling og bruk av personlige data

Til enhver tid samler vi inn og behandler dine personlige data i samsvar med gjeldende lovverk for databeskyttelse. Dette betyr at vi alltid samler inn og bruker personlige data etter ett av de følgende juridiske grunnlag:

  • for å kunne ta skritt for å vurdere din egnethet for stillingen før vi inngår en ansettelsesavtale
  • hvor vi trenger å etterleve juridiske forpliktelser som vi er underlagt
  • hvor det er nødvendig for våre legitime interesser og dine interesser, og fundamentale rettigheter ikke overgår disse interessene. Legitime interesser vi søker er vår interesse i å ansette kvalifiserte og egnede personer, å finne riktig kandidat til framtidige ledige stillinger, til å ta avgjørelser som gjelder jobbsøknader innenfor en kortere tidsramme og forbedre effektiviteten av søkeprosessen samt til å sikre, forsvare og utvikle vår virksomhet
  • hvor vi har ditt frie og uttrykkelige samtykke. For eksempel om du velger å gi personlige data til oss frivillig. Du kan trekke tilbake ditt samtykke til enhver tid, som beskrevet i avsnittet «Dine rettigheter» under paragraf 8 i denne personvernerklæringen

5. Oppbevaring av dine personlige data

Vi vil oppbevare dine personlige data så lenge søkeprosessen pågår. Dersom du aksepterer ansettelse hos Rituals, vil dine personlige data beholdes på det grunnlaget beskrevet i vår Rituals Retningslinjer for personvern for ansatte, som vi gir alle ansatte.

Hvis søknadsprosessen ikke var vellykket, sletter vi dataene dine automatisk innen 3 måneder. Når du gir oss ditt samtykke til å bli i Talentpool, vil vi lagre dine personopplysninger i maksimalt 1 år, i denne perioden kan vi informere deg om andre ledige stillinger som vi anser deg egnet til å søke på.

Dersom du har indikert at du ikke ønsker å bli informert om andre ledige stillinger, vil vi umiddelbart slette dine personlige data på din anmodning.

I alle tilfeller vil vi ikke oppbevare dine personlige data over en lengre tidsperiode enn vi er juridisk forpliktet til å gjøre.

6. Videreformidling og overføring av dine personlige data

For de hensikter oppgitt under paragraf 3 i denne Personvernerklæringen ovenfor kan vi dele dine personlige data, etter behov, med ansatte i Rituals dersom dette er nødvendig for deres funksjon innen Rituals. (både i landet hvor du søker og i andre land som vi operer i, inkludert land utenfor det Europeiske økonomiske samarbeidsområdet («EØS»)). Dette inkluderer overføringer til forhandlere og leverandører vi bruker til å behandle data på våre vegne, etterfølgere i tittel for våre selskaper i tilfelle av en selskapstransaksjon samt kompetente tilsynsmyndigheter, rettsmyndigheter og andre statlige etater.

Rituals vil ta alle rimelige nødvendige tiltak for å sikre at dine personlige data deles og behandles sikkert samt i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning. Dette betyr at vi har inngått juridisk nødvendige kontrakter med mottakere av dine data, inkludert standard kontraktsklausuler («SCC’s») som godkjent av Europakommisjonen eller tilsvarende midler med parter utenfor EØS som ikke gir et tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Du har rett til å motta en kopi av all dokumentasjon som viser de egnede sikkerhetstiltak som har blitt iverksatt ved å sende en anmodning via privacy@rituals.com.

7. Sikkerhet

Vi vil ta alle hensiktsmessige skritt for å sikre at dine personlige data sikres skikkelig med tilstrekkelige tekniske, fysiske og organisatoriske tiltak, slik at de er beskyttet mot uautorisert eller ulovlig bruk, endringer, uautorisert tilgang eller formidling, utilsiktet eller urettmessig destruksjon og tap.

Vi tar alle hensiktsmessige skritt for å begrense tilgangen til dine personlige data til de personer som trenger tilgang av en av de årsakene oppgitt i denne Personvernerklæringen. I tillegg vil vi gjennom kontraktsforhold sikre at alle tredjeparter som behandler dine personlige data på lik linje sikrer fortrolighet og integritet for dine data på en sikker måte.

8. Dine rettigheter

Dersom du ønsker å be om tilgang til, korrigere eller slette de personlige data vil har om deg, dersom du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke, dersom du ønsker å be om å motta en elektronisk kopi av slike personlige data i den hensikt å overføre dem til et annet selskap, eller dersom du ønsker å begrense vår bruk av dine personlige data, kan du kontakte oss som angitt i paragraf 9 i denne Personvernerklæringen nedenfor. Du har også rett til å motsette deg vår databehandling. Nærmere bestemt, du har rett til å motsette deg profileringsaktivitetene utført av Rituals som en del av søkeprosedyren. Vi vil besvare din anmodning i henhold til gjeldende lovverk.

I din anmodning ber vi deg om å fortelle oss hvilke personlige data du ønsker endret, om du ønsker at de skal slettes fra vår database eller la os vite hvilke begrensinger du ønsker å pålegge vår bruk av dem. For din egen sikkerhet kan det hende at vi trenger å be deg om å bekrefte din identitet før vi iverksetter din anmodning. Vi vil forsøke å etterkomme din anmodning så snart som praktisk mulig.

Vi ber deg være oppmerksom på at det kan hende at vi må beholde enkelte data av bokføringshensyn og/eller for å fullføre eventuelle transaksjoner som ble påbegynt før din anmodning om endring eller sletting.

Dersom behandlingen av dine personlige data er basert på ditt samtykke kan du, til enhver tid, trekke tilbake dette samtykket ved å sende en e-post til recruitment@rituals.com, som spesifiserer din anmodning, uten at dette påvirker lovligheten av behandling basert på samtykke forut for dets tilbaketrekning.

Du kan klage til en tilsynsmyndighet, spesifikt i det landet du bor, dersom du anser at innsamlingen og bruken av dine personlige data er i brudd på denne Personvernerklæringen eller gjeldende lovverk.

9. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller bekymringer angående vår bruk av dine personlige data, eller for å utøve noen av dine rettigheter, ber vi deg sende oss en e-post til recruitment@rituals.com.