Politique de confidentialité

1. Introduction

Dans la présente Politique de confidentialité de Rituals à l’intention des postulants (la « Politique de confidentialité »), nous décrivons la manière dont Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Pays-Bas) (ci-après, la « Société ») et ses sociétés affiliées utilisent les données à caractère personnel des personnes qui postulent pour un emploi chez nous (les « Postulants », ou « vous »).La présente Politique de confidentialité décrit les données que nous collectons, comment nous les traitons, les personnes avec qui nous les partageons, comment nous en assurons la sécurité, combien de temps nous les conservons, ainsi que les droits et obligations que vous avez en tant que Postulant.La Société est responsable du traitement de vos données à caractère personnel, conjointement avec la société affiliée dans laquelle vous postulez pour un poste vacant (collectivement, « Rituals », « nous », « notre » ou « nos »).

2. Les données à caractère personnel vous concernant que nous collectons et utilisons

Nous collectons et utilisons les données à caractère personnel suivantes vous concernant : les coordonnées (notamment, le nom, l’adresse, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone) ; les diplômes académiques ; les données relatives à l’expérience (notamment le parcours scolaire et académique, les compétences ; l’expérience de travail et/ou les CV, les photos, les vidéos, les références, le parcours professionnel et les évaluations), votre disponibilité en matière de travail, les données démographiques (entre autres l’âge, la date de naissance, le sexe) ; les résultats des tests de capacité cognitive ; vos réponses fournies pendant les interactions de présélection lors du « Jeu » interactif en ligne, dans le cadre Rituals Match Identifier (identificateur d’adéquation de Rituals) et autres informations nécessaires à la prise de décisions en matière de recrutement ou autrement que vous avez fournies volontairement (toutes ces données sont ci-après dénommées collectivement les « Données des Postulants »).

En principe, nous ne collectons ni n’utilisons aucune catégorie particulière de données à caractère personnel vous concernant, notamment les données de santé ou toute autre donnée sensible, à moins que vous ne nous les fournissiez volontairement dans votre lettre de candidature, votre CV, lors de l’entretien d’embauche ou lors d’un échange avec un des employés de Rituals pendant la procédure de candidature. Toutefois, en fonction du poste pour lequel vous postulez, il est possible que vous soyez invité(e) à prendre part à une phase de présélection pendant laquelle vos antécédents judiciaires seront vérifiés. Pendant cette phase de présélection, nous collectons les catégories particulières de données à caractère personnel vous concernant relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

3. Finalités de l’utilisation de vos données à caractère personnel

Rituals collecte et utilise vos données à caractère personnel en vue de la gestion de la procédure de candidature. Plus spécifiquement, nous utilisons vos données à caractère personnel :

  • pour administrer et gérer votre candidature ;
  • pour évaluer vos compétences, qualifications et l’adéquation de votre profil avec nos perspectives de carrière ;
  • pour prendre des mesures dans le but de vérifier que les renseignements que vous avez fournis sont véridiques et précis, notamment à l’aide de vérifications des références ;
  • pour procéder à des vérifications des antécédents dans la mesure permise par la loi applicable et dans la mesure requise pour le poste que vous sollicitez ;
  • pour conserver votre dossier en vue des processus de recrutement à venir, notamment pour communiquer avec vous et vous fournir des informations concernant d’éventuelles opportunités de carrières correspondant à votre profil (vivier de talents) ;
  • pour respecter les lois et règlements applicables (en matière de travail).

Dans le cadre de la procédure de candidature, nous pouvons vous demander de vous soumettre à une évaluation en ligne. Cette évaluation en ligne consiste en un questionnaire de personnalité et un test cognitif. Sur la base des réponses que vous fournissez, un profil personnel de vous est créé pour analyser ou prédire si vous êtes éligible pour un emploi chez Rituals. Nous ne menons aucune activité de prise de décision individuelle uniquement automatisée et nous veillerons à ce que votre candidature soit toujours traitée par l'intervention d'un représentant des RH (et non uniquement par des moyens automatisés).

Vous avez le droit de vous opposer aux activités de profilage mentionnées ci-dessus. Pour plus d'informations, veuillez consulter le paragraphe 8 de la présente politique de confidentialité (Vos droits).

Reportez-vous au paragraphe 2 de la présente Politique de confidentialité pour avoir un aperçu de vos données à caractère personnel que nous collectons et utilisons aux fins énumérées ci-dessus.

4. Bases juridiques de la collecte et de l’utilisation des données à caractère personnel

À tout moment, nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel conformément au droit applicable à la protection des données. Cela signifie que nous collecterons et utiliserons toujours les données à caractère personnel sur l’une des bases juridiques suivantes :

  • en vue de prendre des mesures pour évaluer l’adéquation de votre profil pour le poste vacant avant la signature de tout contrat de travail ;
  • lorsque nous devons exécuter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ;
  • dans la mesure nécessaire à nos intérêts légitimes, à condition que vos intérêts et droits fondamentaux ne priment pas sur ceux-ci. L’intérêt légitime que nous poursuivons réside dans le recrutement de personnes qualifiées et appropriées, la détection du candidat approprié pour les postes vacants à venir, la prise de décisions concernant les postulants dans des délais plus courts et l’amélioration de l’efficacité de la procédure de candidature, ainsi que la sécurisation, la défense et le développement de notre entreprise ;
  • lorsque nous avons votre consentement libre et explicite. Par exemple, si vous choisissez de nous fournir volontairement ces données à caractère personnel. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, tel que prévu à la section « Vos droits » au paragraphe 8 de la présente Politique de confidentialité.

5. Conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant la durée de la procédure de candidature. Si vous acceptez un emploi chez Rituals, vos données à caractère personnel seront conservées sur la base prévue par la Déclaration de confidentialité à l’intention des employés de Rituals que nous mettons à la disposition de tous les employés.

Si votre candidature n'a pas été retenue, nous supprimerons automatiquement vos données dans un délai de 3 mois. Lorsque vous nous donnez votre accord pour rester dans le Talentpool, nous conservons vos données personnelles pendant une période maximale de 1 an, période pendant laquelle nous pouvons vous informer d'autres offres d'emploi pour lesquelles nous considérons que vous pouvez postuler.

Dans tous les cas, nous conservons vos données à caractère personnel pendant une période plus longue si nous y sommes tenus par une obligation légale.

6. Divulgation et transfert de vos données à caractère personnel

Aux fins prévues au paragraphe 3 ci-dessus de la présente Politique de confidentialité, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec les employés de Rituals en fonction du besoin d’en connaître, si cela est nécessaire à leur fonction au sein de Rituals (à la fois dans le pays où vous postulez et dans d’autres pays dans lesquels nous exerçons des activités, y compris des pays en dehors de l’Espace économique européen [« EEE »]). Cela englobe la transmission des données aux fournisseurs que nous engageons pour les traiter pour notre compte, aux successeurs de notre société dans le cadre d’une opération d’entreprise, ainsi qu’aux autorités réglementaires, aux autorités chargées d’appliquer les mesures et aux autres organismes gouvernementaux compétents.

Rituals prend toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour s’assurer que vos données à caractère personnel sont partagées et traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique et à la législation applicable. Cela signifie que nous avons conclu des contrats nécessaires sur le plan juridique avec les destinataires de vos données, notamment les Clauses contractuelles types (« CCT ») telles qu’approuvées par la Commission européenne ou des moyens équivalents avec des parties en dehors de l’EEE qui n’offrent pas un niveau de protection adéquat. Vous avez le droit de recevoir une copie de tout document attestant les garanties appropriées mises en place en envoyant une demande à privacy@rituals.com.

7. Sécurité

Nous prendrons toutes les mesures appropriées pour assurer comme il se doit la protection de vos données à caractère personnel en prenant les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées, afin que celles-ci soient protégées contre toute utilisation non autorisée et illégale, toute modification, tout accès non autorisé, toute divulgation, toute destruction accidentelle ou injustifiée et toute perte.

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables afin de limiter l’accès à vos données à caractère personnel aux personnes qui en ont pour l’une des finalités citées dans la présente Politique de confidentialité. Par ailleurs, nous nous assurons par voie contractuelle que toute tierce partie traitant vos données à caractère personnel en préserve également la confidentialité et l’intégrité.

8. Vos droits

Si vous souhaitez consulter, rectifier ou effacer les données à caractère personnel dont nous disposons vous concernant, si vous souhaitez retirer votre consentement, si vous souhaitez recevoir une copie électronique de ces données à caractère personnel afin de les transmettre à une autre société ou si vous souhaitez que nous restreignions l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter de la manière indiquée au paragraphe 9 ci-dessous de la présente Politique de confidentialité. Vous avez également le droit de vous opposer à notre traitement de données. Plus spécifiquement, vous avez le droit de vous opposer aux activités de profilage menées par Rituals dans le cadre de la procédure de candidature. Nous répondrons à votre demande conformément à la loi applicable.

Dans votre demande, veuillez nous indiquer les données à caractère personnel que vous souhaitez modifier, dites-nous si vous voulez qu’elles soient effacées de notre base de données, ou alors faites-nous savoir quelles limites vous souhaitez appliquer à notre utilisation de celles-ci. Pour votre protection, nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité avant de mettre en application votre demande. Nous essaierons d’accéder à votre demande dans les plus brefs délais.

Notez que nous pouvons avoir besoin de conserver certaines données à caractère personnel pour des raisons de tenue d’archives et/ou pour réaliser toute transaction que vous avez initiée avant votre demande de modification ou d’effacement.

Au cas où le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en envoyant un e-mail à recruitment@rituals.com en précisant votre demande, ce qui sera néanmoins sans préjudice de la licéité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait de celui-ci.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans votre pays de résidence, si vous estimez que la collecte et le l’utilisation de vos données à caractère personnel enfreignent la présente Politique de confidentialité ou la loi applicable.

9. Nous contacter

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer un quelconque de vos droits à cet égard, envoyez un e-mail à recruitment@rituals.com.