Política de privacidad
1. Introducción
En esta Política de Privacidad para Candidatos de Rituals («Política de Privacidad»), describimos cómo Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Ámsterdam, Países Bajos) (en adelante, «la Empresa») y sus empresas afiliadas utilizan los datos personales de las personas que solicitan empleo con nosotros («Candidatos» o «usted»).
Esta Política de Privacidad describe la información que recopilamos, qué hacemos con ella, con quién la compartimos, cómo la protegemos, durante cuánto tiempo la conservamos y qué derechos y obligaciones tiene usted como Candidato.
La Empresa es responsable del tratamiento de sus datos personales, conjuntamente con la empresa afiliada a la que presenta su candidatura para una vacante concreta (conjuntamente, «Rituals», «nosotros», «nuestro» o «nos»).
2. Datos personales sobre usted que recopilamos y utilizamos Datos personales generales
Recopilamos y utilizamos los siguientes datos personales sobre usted: información de contacto (como nombre, dirección, dirección de correo electrónico y número de teléfono); certificados de formación; información sobre su experiencia (como formación, competencias, experiencia laboral y/o currículum, fotografía, vídeo, referencias, expedientes laborales y evaluaciones); su disponibilidad para trabajar; información demográfica (como edad, fecha de nacimiento y sexo); resultados de pruebas psicométricas; sus respuestas a interacciones habituales con clientes como parte del «Game» online, dentro del Rituals Match Identifier; la información facilitada como parte de su interacción con Luna, el chatbot (consulte el apartado 9 para obtener más información sobre el chatbot), y cualquier otra información necesaria para tomar una decisión de contratación o que usted facilite voluntariamente (todos estos datos se denominan conjuntamente en adelante «Datos del Candidato»).
Categorías especiales de datos
En principio, no recopilamos ni utilizamos categorías especiales de datos personales sobre usted, como datos relativos a la salud u otros tipos de datos sensibles, salvo que usted nos los facilite voluntariamente como parte de su carta de presentación, currículum, durante una entrevista o durante el contacto con un empleado de Rituals a lo largo del proceso de selección. No obstante, dependiendo del puesto al que se presente, es posible que deba participar en un procedimiento de verificación en el que se comprueben sus antecedentes judiciales. Si se lleva a cabo dicho procedimiento, recopilaremos datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
Como parte de nuestro proceso de contratación y selección para determinados puestos, podemos utilizar evaluaciones basadas en juegos. Se trata de juegos online breves y científicamente validados, diseñados para evaluar capacidades cognitivas y rasgos de comportamiento como indicadores del desempeño laboral. Las evaluaciones se centran únicamente en las competencias relevantes para el puesto específico al que se presenta.
Durante la evaluación, se recopilan datos sobre la forma en que usted interactúa con los juegos. Estos datos se evalúan para ofrecer información sobre sus capacidades cognitivas y preferencias de comportamiento en relación con el puesto. Los resultados se comparten con Rituals para apoyar decisiones de contratación justas, objetivas y con menor sesgo. Usted también recibirá un informe detallado de sus resultados para su propio desarrollo personal.
3. Finalidades del uso de sus datos personales
Rituals recopila y utiliza sus datos personales con el fin de gestionar el proceso de candidatura. Más concretamente, utilizamos sus datos personales:
- para administrar y gestionar su proceso de candidatura;
- para evaluar sus competencias, cualificaciones y su idoneidad para nuestras oportunidades profesionales;
- para adoptar medidas destinadas a verificar que la información que ha facilitado es verdadera y exacta, por ejemplo mediante la comprobación de referencias;
- para realizar comprobaciones de antecedentes en la medida permitida por la legislación aplicable y cuando sea necesario para su puesto;
- para conservar su expediente para futuros procesos de contratación, incluido el contacto con usted y el envío de información sobre posibles oportunidades profesionales que se ajusten a su perfil (talent pool);
- para responder a preguntas relacionadas con las carreras profesionales en Rituals a través del chatbot;
- para cumplir la legislación y normativa aplicables, incluida la normativa laboral.
Como parte del proceso de candidatura, podemos pedirle que realice una evaluación online. Esta evaluación consiste en un cuestionario de personalidad y una prueba cognitiva. A partir de las respuestas que facilite, se crea un perfil personal con el fin de analizar o predecir si puede ser apto para un puesto en Rituals. No llevamos a cabo decisiones individuales basadas únicamente en un tratamiento automatizado y garantizamos que su candidatura sea siempre gestionada con la intervención de un representante de Recursos Humanos, y no exclusivamente por medios automatizados.
Tiene derecho a oponerse a las actividades de elaboración de perfiles mencionadas anteriormente. Para obtener más información, consulte el apartado 8 de esta Política de Privacidad (Sus derechos).
Consulte el apartado 2 de esta Política de Privacidad para obtener una relación de los datos personales que recopilamos y utilizamos para las finalidades indicadas anteriormente.
4. Bases jurídicas para la recopilación y el uso de datos personales
En todo momento recopilamos y utilizamos sus datos personales de conformidad con la legislación aplicable en materia de protección de datos. Esto significa que siempre recopilaremos y utilizaremos datos personales sobre la base de uno de los siguientes fundamentos jurídicos:
- para adoptar medidas destinadas a evaluar su idoneidad para la vacante antes de celebrar un contrato de trabajo;
- cuando necesitemos cumplir una obligación legal a la que estemos sujetos;
- cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos y sus intereses, derechos y libertades fundamentales no prevalezcan sobre dichos intereses. Nuestros intereses legítimos incluyen contratar a personas cualificadas y adecuadas, encontrar a la persona idónea para futuras vacantes, tomar decisiones sobre las candidaturas en un plazo más breve, mejorar la eficiencia del proceso de candidatura y proteger, defender y desarrollar nuestro negocio;
- cuando contemos con su consentimiento libre y explícito. Por ejemplo, cuando decida facilitarnos voluntariamente datos personales. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, tal y como se establece en el apartado «Sus derechos», incluido en el apartado 8 de esta Política de Privacidad.
5. Conservación de sus datos personales
Conservaremos sus datos personales durante el proceso de candidatura. Si acepta un empleo en Rituals, sus datos personales se conservarán de conformidad con lo establecido en el Aviso de Privacidad para Empleados de Rituals, que facilitamos a todos los empleados.
Si su proceso de candidatura no resulta satisfactorio, eliminaremos sus datos automáticamente en un plazo máximo de 6 meses, o antes si así lo solicita. Cuando nos dé su consentimiento para permanecer en el Talent Pool, conservaremos sus datos personales durante un período máximo de 1 año, durante el cual podremos informarle sobre otras vacantes para las que consideremos que su perfil puede ser adecuado.
Si ha indicado que no desea recibir información sobre otras vacantes, eliminaremos sus datos personales de acuerdo con nuestras políticas de conservación de datos o inmediatamente si así lo solicita.
En cualquier caso, conservaremos sus datos personales durante un período más largo si tenemos un motivo legítimo o una obligación legal para hacerlo.
6. Comunicación y transferencia de sus datos personales
Para las finalidades indicadas en el apartado 3 de esta Política de Privacidad, podremos compartir sus datos personales, según el principio de necesidad de conocer, con empleados de Rituals cuando ello sea necesario para el desempeño de sus funciones dentro de Rituals, tanto en el país en el que presenta su candidatura como en otros países en los que operamos, incluidos países fuera del Espacio Económico Europeo («EEE»). Esto incluye transferencias a proveedores y suministradores que utilizamos para tratar datos en nuestro nombre, sucesores legales de nuestro negocio en caso de una operación societaria, así como autoridades reguladoras competentes, autoridades encargadas de hacer cumplir la ley y otros organismos públicos.
Rituals adopta todas las medidas razonablemente necesarias para garantizar que sus datos personales se compartan y traten de forma segura y de conformidad con esta Política de Privacidad y la legislación aplicable. Esto significa que celebramos los contratos legalmente necesarios con los destinatarios de sus datos, incluidas las Cláusulas Contractuales Tipo («SCC») aprobadas por la Comisión Europea u otras garantías equivalentes con partes situadas fuera del EEE que no ofrecen un nivel adecuado de protección. Tiene derecho a recibir una copia de la documentación que acredite las garantías adecuadas adoptadas, solicitándola a través de privacy@rituals.com.
7. Seguridad
Adoptaremos todas las medidas razonables para garantizar que sus datos personales estén debidamente protegidos mediante medidas técnicas, físicas y organizativas adecuadas, de modo que queden protegidos frente al uso no autorizado o ilícito, la alteración, el acceso o divulgación no autorizados, la destrucción accidental o ilícita y la pérdida.
Adoptamos todas las medidas razonables para limitar el acceso a sus datos personales a aquellas personas que necesiten acceder a ellos para alguna de las finalidades indicadas en esta Política de Privacidad. Asimismo, garantizamos contractualmente que cualquier tercero que trate sus datos personales preserve de forma segura la confidencialidad e integridad de sus datos.
8. Sus derechos
Si desea solicitar acceso a los datos personales que tenemos sobre usted, rectificarlos o eliminarlos, retirar el consentimiento otorgado, solicitar una copia electrónica de dichos datos personales para transmitirlos a otra empresa o pedir que restrinjamos el uso de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros tal y como se indica en el apartado 10 de esta Política de Privacidad. También tiene derecho a oponerse a nuestro tratamiento de datos. En particular, tiene derecho a oponerse a las actividades de elaboración de perfiles realizadas por Rituals como parte del procedimiento de candidatura. Responderemos a su solicitud de conformidad con la legislación aplicable.
En su solicitud, indíquenos qué datos personales desea que modifiquemos, si desea que los eliminemos de nuestra base de datos o qué limitaciones desea establecer respecto a su uso. Para su protección, puede que necesitemos verificar su identidad antes de atender su solicitud. Intentaremos responder a su solicitud tan pronto como sea razonablemente posible.
Tenga en cuenta que puede que necesitemos conservar determinados datos personales para fines de registro y/o para completar cualquier operación que usted hubiera iniciado antes de solicitar una modificación o eliminación.
Cuando sus datos personales se traten sobre la base de su consentimiento, puede retirar dicho consentimiento en cualquier momento enviando un correo electrónico a recruitment@rituals.com e indicando su solicitud, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento efectuado antes de su retirada.
Puede presentar una reclamación ante una autoridad de control, en particular la de su país de residencia, si considera que la recopilación y el uso de sus datos personales infringen esta Política de Privacidad o la legislación aplicable.
9. Uso de Luna, el chatbot
Como parte de nuestro proceso de contratación, Rituals utiliza un chatbot llamado Luna, que sigue un conjunto predefinido de reglas para apoyar y orientar a los candidatos durante el proceso. El chatbot puede responder preguntas sobre nuestra empresa, cultura y vacantes, basándose en información disponible públicamente en nuestro sitio web. También ayuda con la navegación básica por las distintas etapas de la candidatura, recopilando los datos personales necesarios para su solicitud.
El chatbot funciona conforme a una lógica fija y no toma decisiones de contratación por sí mismo. Únicamente recopila los datos personales necesarios, que posteriormente serán evaluados por nuestro equipo de Recruitment. Las únicas comprobaciones automatizadas que realiza consisten en verificar si usted:
- está legalmente autorizado para trabajar en el país en el que presenta su candidatura; y
- cuenta con experiencia suficiente para trabajar en un puesto de gestión de tienda.
Si no se cumplen estas condiciones, el chatbot le informará de que la candidatura no puede continuar. Si no está de acuerdo con esta decisión, considera que existe un error y desea oponerse o comentar su situación con más detalle, póngase en contacto con nosotros en privacy@rituals.com.
Su historial de chat quedará vinculado a su perfil de candidato y se conservará durante un máximo de seis (6) meses, o durante un período inferior si así lo solicita, y se eliminará junto con su perfil de candidatura. Además, las interacciones anonimizadas con el chatbot podrán utilizarse para formación interna, mejora del servicio y fines analíticos.
Le rogamos que mantenga la conversación en un tono profesional y se abstenga de utilizar lenguaje ofensivo o inapropiado.
Si prefiere no interactuar con el chatbot, puede presentar su candidatura directamente a través de nuestro formulario de solicitud online tradicional en el portal de empleo.
10. Contacto
Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre nuestro uso de sus datos personales, o desea ejercer cualquiera de sus derechos, envíe un correo electrónico a recruitment@rituals.com o póngase en contacto con el equipo de Privacy en privacy@rituals.com.