Datenschutzerklärung

1. Einführung

In dieser Datenschutzrichtlinie für Stellenbewerber bei Rituals („Datenschutzrichtlinie“) beschreiben wir, wie Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Niederlande) (nachfolgend: „das Unternehmen“) und die verbundenen Unternehmen die personenbezogenen Daten der Bewerber, die sich bei uns bewerben („Bewerber“ oder „Sie“), verwenden.
Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt die Informationen, die wir sammeln, was wir damit machen, mit wem wir sie teilen, wie wir sie sichern, wie lange wir sie speichern und welche Rechte und Pflichten Sie als Stellenbewerber haben.
Das Unternehmen ist der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, zusammen mit dem verbundenen Unternehmen, bei dem Sie sich auf eine bestimmte Stelle bewerben (zusammen: „Rituals“, „wir“, „unser(e)“ oder „uns“).

2. Personenbezogene Daten, die wir über Sie sammeln und verwenden

Wir erheben und verwenden die folgenden personenbezogenen Daten über Sie: Kontaktinformationen (wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer); Bildungsnachweise; Erfahrungsinformationen (wie Ausbildung, Fähigkeiten, Berufserfahrung und/oder Lebensläufe, Foto, Video, Referenzen, Mitarbeiterunterlagen und Beurteilungen), Ihre Arbeitsverfügbarkeit, demografische Informationen (wie Alter, Geburtsdatum, Geschlecht); psychologische Testergebnisse; Ihre Antworten auf typische Kundeninteraktionen als Teil des Online-‚Spiels‘, als Teil des Match Identifier von Rituals und andere Informationen, die für eine Rekrutierungsentscheidung notwendig sind oder anderweitig von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellt werden (alle diese Daten im Folgenden gemeinsam als „Bewerberdaten“ bezeichnet).

Grundsätzlich erheben und verwenden wir keine Sonderkategorien personenbezogener Daten von Ihnen, wie z. B. Gesundheitsdaten oder andere sensible Daten, es sei denn, Sie stellen uns diese freiwillig im Rahmen Ihres Bewerbungsschreibens, Lebenslaufs, während des Vorstellungsgesprächs oder bei Kontakt mit einem der Rituals-Mitarbeiter während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung. Abhängig von der Stelle, für die Sie sich bewerben, kann es jedoch erforderlich sein, dass Sie an einem Screening-Verfahren teilnehmen, bei dem Ihr juristischer Hintergrund überprüft wird. Wenn ein solches Screening-Verfahren stattfindet, werden wir spezielle Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten sammeln.

3. Zwecke für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Rituals erhebt und verwendet Ihre personenbezogenen Daten zur Verwaltung des Bewerbungsprozesses. Insbesondere verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten:

  • um Ihren Bewerbungsprozess zu verwalten;
  • um Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Ihre Eignung für unsere Karrieremöglichkeiten zu beurteilen;
  • um Maßnahmen zu ergreifen, um die Richtigkeit der von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen, z.B. durch Referenzprüfungen;
  • um Hintergrundprüfungen durchzuführen, soweit das geltende Recht dies zulässt und soweit dies für Ihre Stelle erforderlich ist;
  • um Ihre Unterlagen für zukünftige Einstellungsprozesse aufzubewahren, auch um mit Ihnen zu kommunizieren und Sie über mögliche Karrieremöglichkeiten zu informieren, die Ihrem Profil entsprechen (Talentpool);
  • um die geltenden (Arbeits-)Gesetze und Vorschriften einzuhalten.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir Sie bitten, sich einem Online-Assessment zu unterziehen. Diese Online-Beurteilung besteht aus einem Fragebogen zur Persönlichkeit und einem kognitiven Test. Auf der Grundlage der von Ihnen gegebenen Antworten wird ein persönliches Profil von Ihnen erstellt, um zu analysieren oder vorherzusagen, ob Sie für eine Stelle bei Rituals in Frage kommen. Wir führen keine ausschließlich automatisierte individuelle Entscheidungsfindung durch und stellen sicher, dass Ihre Bewerbung immer durch einen Vertreter der Personalabteilung bearbeitet wird (und nicht ausschließlich mit automatisierten Mitteln).

Sie haben das Recht, den oben genannten Profiling-Aktivitäten zu widersprechen. Weitere Informationen finden Sie in Absatz 8 dieser Datenschutzrichtlinie (Ihre Rechte).

Eine Übersicht über die personenbezogenen Daten, die wir für die oben genannten Zwecke erheben und verwenden, finden Sie unter Punkt 2 dieser Datenschutzrichtlinie.

4. Rechtsgrundlagen für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten stets in Übereinstimmung mit dem maßgeblichen Datenschutzrecht. Dies bedeutet, dass wir personenbezogene Daten immer auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen erheben und verwenden:

  • um Ihre Eignung für die zu besetzende Stelle vor Abschluss eines Arbeitsvertrages zu prüfen;
  • wenn wir einer rechtlichen Verpflichtung nachkommen müssen, der wir unterliegen;
  • wenn dies für unsere legitimen Interessen notwendig ist und Ihre Interessen und Grundrechte unsere Interessen nicht außer Kraft setzen. Unser legitimes Interesse ist es, qualifizierte und geeignete Mitarbeiter einzustellen, den richtigen Kandidaten für zukünftige freie Stellen zu finden, Entscheidungen über Bewerber in kürzerer Zeit zu treffen und die Effizienz des Bewerbungsprozesses zu verbessern sowie unser Geschäft zu sichern, zu verteidigen und zu entwickeln;
  • wenn wir Ihre freie und ausdrückliche Einwilligung haben. Zum Beispiel, wenn Sie uns die personenbezogenen Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, wie im Abschnitt „Ihre Rechte“ unter Paragraf 8 dieser Datenschutzrichtlinie dargelegt.


5. Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses auf. Wenn Sie eine Anstellung bei Rituals annehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter von Rituals aufbewahren, die wir allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Wenn Ihr Bewerbungsverfahren nicht erfolgreich war, werden wir Ihre Daten innerhalb von 3 Monaten automatisch löschen. Wenn Sie uns Ihre Zustimmung zum Verbleib im Talentpool geben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von maximal 1 Jahr. In diesem Zeitraum können wir Sie über andere Stellenangebote informieren, für die wir Sie als geeignet erachten.

Wenn Sie angegeben haben, dass Sie nicht über andere Stellenangebote informiert werden möchten, werden wir Ihre personenbezogenen Daten auf Wunsch umgehend löschen.

In jedem Fall bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum auf, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Veröffentlichung und Weitergabe personenbezogener Daten

Für die unter Paragraf 3 dieser Datenschutzrichtlinie genannten Zwecke können wir Ihre personenbezogenen Daten an Mitarbeiter von Rituals weitergeben, wenn dies für deren Stelle innerhalb von Rituals erforderlich ist. (sowohl in dem Land, in dem Sie sich bewerben, als auch in anderen Ländern, in denen wir tätig sind, auch in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“)). Dazu gehören die Weitergabe an Anbieter und Lieferanten, die wir zur Datenverarbeitung in unserem Auftrag nutzen, an Rechtsnachfolger im Falle einer Unternehmenstransaktion sowie an zuständige Aufsichtsbehörden, Vollzugsbehörden und andere staatliche Stellen.

Rituals unternimmt alle zumutbaren Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie und der geltenden Gesetzgebung weitergegeben und behandelt werden. Dies bedeutet, dass wir mit den Empfängern Ihrer Daten rechtlich notwendige Verträge abgeschlossen haben, einschließlich Standardvertragsklauseln („Standard Contractual Clauses - SCC“), wie von der Europäischen Kommission genehmigt oder gleichwertig mit Parteien außerhalb des EWR in Ländern, die kein angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Sie haben das Recht, eine Kopie aller Unterlagen zu erhalten, aus denen die geeigneten Sicherheitsvorkehrungen hervorgehen, indem Sie eine Anfrage an privacy@rituals.com richten.

7. Sicherheit

Wir werden alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten durch geeignete technische, physische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugte oder unrechtmäßige Nutzung, Veränderung, unbefugten Zugriff oder Offenlegung, versehentliche oder unrechtmäßige Vernichtung und Verlust geschützt sind.

Wir unternehmen Schritte, um den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Personen zu beschränken, die für einen der in dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Zwecke Zugriff darauf benötigen. Darüber hinaus stellen wir vertraglich sicher, dass jeder Dritte, der Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Daten gleichermaßen gewährleistet.

8. Ihre Rechte

Wenn Sie den Zugriff auf, die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen möchten, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten, wenn Sie eine elektronische Kopie dieser personenbezogenen Daten zum Zwecke der Übermittlung an ein anderes Unternehmen anfordern möchten oder wenn Sie möchten, dass wir die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken, können Sie uns wie unter Punkt 9 dieser Datenschutzrichtlinie angegeben kontaktieren. Sie haben auch das Recht, unserer Datenverarbeitung zu widersprechen. Insbesondere haben Sie das Recht, den von Rituals im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durchgeführten Profiling-Aktivitäten zu widersprechen. Wir werden Ihre Anfrage im Einklang mit dem geltenden Recht beantworten.

Bitte teilen Sie uns in Ihrer Anfrage mit, welche personenbezogenen Daten Sie geändert haben möchten, ob Sie diese aus unserer Datenbank löschen lassen möchten oder welche Einschränkungen Sie uns anderweitig mitteilen möchten. Zu Ihrem Schutz müssen wir möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir Ihre Anfrage umsetzen. Wir bemühen uns, Ihrer Anfrage so schnell wie möglich nachzukommen.

Bitte beachten Sie, dass wir unter Umständen bestimmte personenbezogene Daten für Archivierungszwecke aufbewahren und/oder Transaktionen durchführen müssen, die Sie vor der Anforderung einer Änderung oder Löschung begonnen haben.

Falls Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie eine E-Mail an Ihren lokalen Personal-Vertreter unter recruitment@rituals.com mit Angabe Ihrer Anfrage senden, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf zu beeinträchtigen.

Sie können eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat, wo Sie Ihren Wohnsitz haben, einreichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten gegen diese Datenschutzrichtlinie oder das geltende Recht verstößt.

9. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre Rechte wahrnehmen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an recruitment@rituals.com. (mailto:recruitment@rituals.com)