Politik om beskyttelse af personoplysninger

1. Indledning

I denne politik om beskyttelse af personoplysninger for Rituals-ansøgere (“politik om beskyttelse af personoplysninger”) beskriver vi, hvordan Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Holland) (herefter: “virksomheden”) og dennes tilknyttede selskaber bruger personoplysningerne fra de ansøgere, som søger om ansættelse hos os (“ansøgere”, eller “du/dig”).Denne politik om beskyttelse af personoplysninger beskriver de oplysninger, vi indsamler, hvad vi gør med dem, hvem vi deler dem med, hvordan vi sikrer dem, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder og forpligtelser du har som ansøger.Virksomheden er den dataansvarlige for dine personoplysninger sammen med det tilknyttede selskab, du ansøger om en bestemt ledig stilling hos (sammen: “Rituals”, “vi”, “vores” eller “os”).

2. Personoplysninger om dig, som vi indsamler og bruger

Vi indsamler og bruger følgende personoplysninger om dig: kontaktoplysninger (f.eks. navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer); uddannelsesbeviser; oplysninger om erfaring (f.eks. uddannelse, færdigheder, erhvervserfaring og/eller CV’er, fotografi, video, referencer, medarbejderregistre og evalueringer); din arbejdstilgængelighed; demografiske oplysninger (f.eks. alder, fødselsdato, køn); psykologiske testresultater; dine svar på typiske kundeinteraktioner som en del af det online ”Game”, som en del af Rituals Match Identifier og andre oplysninger, som er nødvendige for at træffe en beslutning om ansættelse, eller som på anden måde er frivilligt givet af dig (alle sådanne data går herefter under den fælles betegnelse “ansøgeroplysninger”).

Vi indsamler eller bruger i princippet ikke nogen særlige kategorier af personoplysninger om dig, f.eks. helbredsoplysninger eller andre følsomme typer oplysninger, medmindre du giver os disse frivilligt som en del af din ansøgning, dit CV, under samtalen eller ved kontakt med en af Rituals-medarbejderne i løbet af ansøgningsprocessen. Afhængigt af, hvilken stilling du ansøger om, kan du dog være påkrævet at deltage i en screeningprocedure, hvorunder din retslige baggrund vil blive undersøgt. Hvis en sådan screeningprocedure finder sted, vil vi indsamle særlige kategorier af personoplysninger om dig vedrørende kriminelle domme og lovovertrædelser.

3. Formål med brug af dine personoplysninger

Rituals indsamler og bruger dine personoplysninger med det formål at administrere ansøgningsprocessen. Nærmere bestemt bruger vi dine personoplysninger:

til at administrere og forvalte din ansøgningsproces;
til at vurdere dine færdigheder, kvalifikationer og egnethed til vores karrieremuligheder;
til at træffe foranstaltninger for at bekræfte, at de oplysninger, du har angivet, er sande og nøjagtige, f.eks. ved hjælp af referencekontrol;
til at udføre baggrundskontrol i det omfang, den gældende lovgivning tillader det, samt i det omfang det er nødvendigt for stillingen;
til at opbevare din dokumentation til fremtidige ansættelsesprocesser, inklusive med det formål at kommunikere med dig og sende dig information om potentielle karrieremuligheder, som passer til din profil (talentpulje);
til at overholde gældende (arbejds-)lovgivning og forordninger.

Som en del af ansøgningsprocessen kan vi bede dig om at gennemgå en onlinevurdering. Denne onlinevurdering består af et personlighedsspørgeskema og en kognitiv test. På baggrund af de svar, du giver, oprettes en personlig profil af dig for at analysere eller forudsige, om du er egnet til et job hos Rituals. Vi udfører ikke udelukkende automatiserede individuelle beslutningstagningsaktiviteter og vil sikre, at din ansøgning altid behandles ved hjælp af en HR-repræsentant (og ikke udelukkende ved hjælp af automatiserede midler).

Du har ret til at gøre indsigelse mod de ovennævnte profileringsaktiviteter. For yderligere oplysninger henvises til punkt 8 i denne privatlivspolitik (Dine rettigheder).

Se punkt 2 i denne politik for beskyttelse af personoplysninger for en oversigt over personoplysninger, som vi indsamler og bruger til ovenstående formål.

4. Retsgrundlag for indsamling og brug af personoplysninger

Vi indsamler og bruger altid dine personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Dette betyder, at vi altid indsamler og bruger personoplysninger på et af følgende retsgrundlag:

for at træffe foranstaltninger for at vurdere din egnethed til den ledige stilling inden indgåelse af en ansættelseskontrakt;
hvor vi skal overholde en juridisk forpligtelse, som vi er underlagt;
hvor dette er nødvendigt for vores legitime interesser, og dine interesser og grundlæggende rettigheder ikke afviger fra disse interesser. Den legitime interesse, vi forfølger, er vores interesse i at ansætte kvalificerede og egnede mennesker, at finde den rette kandidat til fremtidige ledige stillinger, at træffe beslutninger vedrørende jobansøgere inden for en kortere tidsramme og at forbedre ansøgningsprocessens effektivitet og sikre, forsvare og udvikle vores virksomheder;
hvor vi har dit frie og udtrykkelige samtykke. For eksempel hvis du vælger at give os dine personoplysninger frivilligt. Du kan tilbagekalde dit samtykke når som helst som angivet i afsnittet ”Dine rettigheder” nedenfor i punkt 8 i denne politik for beskyttelse af personoplysninger.

5. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i hele ansøgningsprocessens varighed. Hvis du accepterer ansættelse hos Rituals, vil dine personoplysninger blive opbevaret på det grundlag, der er angivet i vores meddelelse om beskyttelse af personoplysninger for Rituals-medarbejdere, som alle medarbejdere får.

Hvis din ansøgningsproces ikke blev godkendt, sletter vi automatisk dine data inden for 3 måneder. Når du giver os dit samtykke til at blive i Talentpool, gemmer vi dine personoplysninger i højst 1 år, og i den periode kan vi informere dig om andre ledige stillinger, som vi mener, at du er egnet til at søge. Hvis du har angivet, at du ikke ønsker at blive informeret om andre ledige stillinger, vil vi slette dine personoplysninger øjeblikkeligt, når du beder os om det.

Vi vil under alle omstændigheder opbevare dine personoplysninger i længere tid, hvis vi er juridisk forpligtede til at gøre dette.

6. Offentliggørelse og overførsel af dine personoplysninger

Med henblik på formålene angivet i punkt 3 i denne politik for beskyttelse af personoplysninger deler vi muligvis dine personoplysninger efter behov med Rituals-medarbejdere, hvis dette er påkrævet for deres funktion hos Rituals. (både i det land, hvor du ansøger, og i andre lande, hvor vi arbejder, inklusive lande uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (“EØS”)). Dette inkluderer overførsler til forhandlere og leverandører, som vi bruger til at behandle data på vores vegne, rettighedserhververe i vores virksomhed i tilfælde af en virksomhedstransaktion og kompetente tilsynsmyndigheder, udøvende myndigheder og andre offentlige organer.

Rituals træffer alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at dine personoplysninger deles og behandles sikkert og i overensstemmelse med denne politik og gældende lovgivning. Dette betyder, at vi har indgået juridisk nødvendige kontrakter med modtagere af dine oplysninger, inklusive standardkontraktbestemmelser (Standard Contractual Clauses, ”SCC”) godkendt af Europa-Kommissionen eller tilsvarende foranstaltninger med parter uden for EØS, som ikke yder et tilstrækkeligt niveau af beskyttelse. Du har ret til at modtage en kopi af al dokumentation, der viser de egnede beskyttelsesforanstaltninger, som er indført, ved at sende en anmodning til privacy@rituals.com.

7. Sikkerhed

Vi træffer alle rimelige foranstaltninger for at sikre, at dine personoplysninger er sikret på forsvarlig vis ved hjælp af tekniske, fysiske og organisatoriske tiltag, således at de er beskyttede mod uautoriseret eller ulovlig brug, ændring, uautoriseret adgang, utilsigtet eller uretmæssig tilintetgørelse og tab.

Vi træffer alle rimelige foranstaltninger for at begrænse adgang til dine personoplysninger til de personer, der har brug for at have adgang til dem til et af formålene angivet i denne politik for beskyttelse af personoplysninger. Derudover sørger vi kontraktmæssigt for, at enhver tredjemand, som behandler dine personoplysninger, ligeledes sørger for fortrolighed og integritet af dine data på en sikker måde.

8. Dine rettigheder

Hvis du ønsker at bede om adgang til, rette eller slette de personoplysninger, vi har om dig, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, hvis du ønsker at anmode om en elektronisk kopi af sådanne personoplysninger med det formål at sende dem til en anden virksomhed, eller hvis du ønsker at begrænse vores brug af dine personoplysninger, kan du kontakte os som angivet i punkt 9 i denne politik for beskyttelse af personoplysninger. Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores databehandling. Nærmere bestemt har du ret til at gøre indsigelse mod de profileringsaktiviteter, Rituals udfører som en del af ansøgningsproceduren. Vi vil svare på din anmodning i overensstemmelse med gældende lovgivning.

I din anmodning bedes du fortælle os, hvilke personoplysninger du ønsker at få ændret, om du ønsker at få dem fjernet fra vores database, eller på anden måde lade os vide, hvordan du ønsker at begrænse vores brug af dem. Af hensyn til din beskyttelse har vi muligvis brug for at bekræfte din identitet, før vi gennemfører din anmodning. Vi vil forsøge at imødekomme din anmodning så hurtigt, som det er praktisk muligt.

Bemærk venligst, at vi kan være nødt til at bibeholde visse personoplysninger til vores optegnelser og/eller for at gennemføre eventuelle transaktioner, som du påbegyndte inden din anmodning om ændring eller sletning.

I tilfælde af, at dine personoplysninger behandles på baggrund af dit samtykke, kan du tilbagekalde dit samtykke når som helst ved at sende en e-mail til recruitment@rituals.com, hvor du beskriver din anmodning, uden det påvirker lovligheden af behandling baseret på samtykke inden dets tilbagekaldelse.

Du kan indgive en klage til en tilsynsmyndighed i dit bopælsland, hvis du mener, at indsamlingen og brugen af dine personoplysninger er i strid med denne politik for beskyttelse af personoplysninger eller gældende lovgivning.

9. Kontakt os

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer i forbindelse med vores brug af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, bedes du sende en e-mail til recruitment@rituals.com.