Privacybeleid

1. Inleiding

In dit privacybeleid voor sollicitanten van Rituals (‘Privacybeleid’) beschrijven we hoe Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Nederland) (hierna ‘het Bedrijf’) en haar gelieerde bedrijven de persoonsgegevens van de sollicitanten die bij ons solliciteren naar werk bij ons (‘Sollicitanten’, of ‘jij/je’).Dit Privacybeleid beschrijft de informatie die we verzamelen, wat we ermee doen, met wie we deze delen, hoe we deze beveiligen, hoe lang we deze bewaren en welke rechten en plichten jij als Sollicitant hebt.Het Bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens, samen met het gelieerde bedrijf waar jij solliciteert op een bepaalde vacature (gezamenlijk ‘Rituals’, ‘wij’, ‘we’, ‘onze’ of ‘ons’).

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken

Wij verzamelen en gebruiken de volgende persoonsgegevens over jou: contactgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer); diploma’s; ervaringsinformatie (zoals opleiding, vaardigheden, werkervaring en/of cv’s, foto’s, video’s, referenties, personeelsdossiers en beoordelingen), jouw werkbeschikbaarheid, demografische informatie (zoals leeftijd, geboortedatum, geslacht); psychologische testresultaten; jouw antwoorden op typische klantinteracties als onderdeel van de online ‘Game’, als onderdeel van de Rituals Match Identifier en andere informatie die nodig is voor het maken van een wervingsbeslissing of op andere vrijwillige basis door jij verstrekt (alle dergelijke gegevens worden hierna gezamenlijk aangeduid als ‘Sollicitantengegevens’).

In principe verzamelen of gebruiken we geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens van jou, zoals gezondheidsgegevens of andere gevoelige soorten gegevens, tenzij jij ons dit vrijwillig verstrekt als onderdeel van jouw sollicitatiebrief, cv, tijdens het sollicitatiegesprek of tijdens contact met een van de medewerkers van Rituals tijdens het sollicitatieproces. Afhankelijk van de functie waarop jij solliciteert, kan het echter nodig zijn om deel te nemen aan een screeningprocedure waarbij jouw juridische achtergrond wordt gecontroleerd. Als een dergelijke screeningprocedure plaatsvindt, verzamelen wij bijzondere categorieën persoonsgegevens van jou met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen.

3. Doeleinden voor het gebruik van jouw persoonsgegevens

Rituals verzamelt en gebruikt jouw persoonsgegevens voor het beheer van het sollicitatieproces. Meer specifiek gebruiken wij jouw persoonsgegevens:

• Om jouw sollicitatieprocedure te beheren;
• Om jouw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor onze carrièremogelijkheden te beoordelen;
• Om maatregelen te nemen om te verifiëren dat de door jou verstrekte informatie juist en nauwkeurig is, bijvoorbeeld door middel van referentiecontroles;
• Om achtergrondcontroles uit te voeren voor zover de toepasselijke wet dit toestaat en voor zover dat nodig is voor jouw functie;
• Om je gegevens bij te houden voor toekomstige wervingsprocessen, inclusief met het doel om met je te communiceren en om je informatie te geven over potentiële carrièrekansen die bij je profiel passen (talentpool);
• Om te voldoen aan toepasselijke (arbeids)wet- en regelgeving.

Als onderdeel van de sollicitatieprocedure kunnen wij je vragen een online assessment te maken. Dit online assessment bestaat uit een persoonlijkheidsvragenlijst en een cognitieve test. Op basis van de antwoorden die je geeft, wordt een persoonlijk profiel van jou gemaakt om te analyseren of te voorspellen of je in aanmerking komt voor een baan bij Rituals. Wij voeren geen uitsluitend geautomatiseerde individuele besluitvorming uit en zorgen ervoor dat jouw sollicitatie altijd wordt behandeld door tussenkomst van een HR-vertegenwoordiger (en niet uitsluitend op geautomatiseerde wijze).

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de bovengenoemde profileringsactiviteiten. Voor meer informatie, zie paragraaf 8 van dit Privacybeleid (Jouw rechten).

Zie paragraaf 2 van dit privacybeleid voor een overzicht van persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken voor de bovengenoemde doeleinden.

4. Rechtsgronden voor verzameling en gebruik van persoonsgegevens

Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens te allen tijde in overeenstemming met het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht. Dit betekent dat we altijd persoonsgegevens verzamelen en gebruiken op basis van een van de volgende rechtsgronden:

• Om maatregelen te nemen om jouw geschiktheid voor de vacature te beoordelen voorafgaand aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst;
• Wanneer we moeten voldoen aan een juridische verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn;
• Wanneer dit noodzakelijk is voor onze legitieme belangen en jouw belangen en fundamentele rechten niet boven die belangen prevaleren. Het legitieme belang van ons is ons belang om gekwalificeerde en de juiste mensen aan te trekken, om de juiste kandidaat voor toekomstige vacatures te vinden, om beslissingen over sollicitanten te nemen binnen een korter tijdsbestek en om de efficiëntie van het sollicitatieproces te verbeteren en om ons bedrijf te verzekeren, verdedigen en ontwikkelen;
• Wanneer we jouw vrijwillige en uitdrukkelijke toestemming hebben. Als je er bijvoorbeeld voor kiest de persoonsgegevens vrijwillig aan ons te verstrekken. Je kunt jouw toestemming op elk gewenst moment intrekken zoals uiteengezet in de rubriek ‘Jouw rechten’ hieronder, onder paragraaf 8 van dit Privacybeleid.

5. Bewaring van jouw persoonsgegevens

We slaan jouw persoonsgegevens op voor de duur van het sollicitatieproces. Als je een dienstverband bij Rituals aanneemt, zullen jouw persoonsgegevens worden bewaard op de gronden die zijn uiteengezet in onze Rituals Privacyverklaring voor werknemers, die wij aan alle werknemers verstrekken.

Als je sollicitatieprocedure niet succesvol was, verwijderen we je gegevens automatisch binnen 3 maanden. Wanneer je ons toestemming geeft om in de Talentpool te blijven, bewaren we je persoonsgegevens voor een periode van maximaal 1 jaar, gedurende welke periode we je kunnen informeren over andere vacatures die we geschikt achten om op te solliciteren. Als je hebt aangegeven dat je niet wilt worden geïnformeerd over andere vacatures, zullen we op jouw verzoek, jouw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen.

In ieder geval zullen we jouw persoonsgegevens voor een langere periode opslaan als we hier wettelijk toe verplicht zijn.

6. Vrijgave en overdracht van jouw persoonsgegevens

Voor de doeleinden die worden genoemd in paragraaf 3 van dit privacybeleid hierboven, kunnen we jouw persoonsgegevens delen op een ‘need-to-know’ basis met Rituals-werknemers als dit nodig is voor hun functie binnen Rituals. (Zowel in het land waar je solliciteert als in andere landen waar wij actief zijn, inclusief naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’)). Dit omvat overdrachten aan verkopers en leveranciers die wij gebruiken om namens ons gegevens te verwerken, aan rechtsopvolgers van ons bedrijf in het geval van een zakelijke transactie en bevoegde regelgevende instanties, handhavingsinstanties en andere overheidsinstanties.

Rituals neemt alle redelijk noodzakelijke stappen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens worden gedeeld en veilig en in overeenstemming met dit beleid en de toepasselijke wetgeving worden behandeld. Dit betekent dat we juridisch noodzakelijke contracten hebben afgesloten met ontvangers van jouw gegevens, waaronder standaard contractbepalingen (‘SCC’s’) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie of gelijkwaardige middelen met partijen buiten de EER die geen adequaat niveau van bescherming bieden. Je hebt recht op een kopie van alle documentatie waaruit de gepaste veiligheidsmaatregelen blijken die zijn genomen, door een verzoek in te dienen via privacy@rituals.com.

7. Beveiliging

We zullen alle redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens correct worden beveiligd met behulp van passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen, zodat deze worden beschermd tegen ongeoorloofd of onwettig gebruik, wijziging, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking, toevallige of onrechtmatige vernietiging en verlies.

We ondernemen alle redelijke stappen om de toegang tot jouw Persoonsgegevens te beperken tot die personen die er toegang toe moeten hebben voor een van de doeleinden die worden vermeld in dit Privacybeleid. Bovendien zorgen wij er contractueel voor dat een externe leverancier die jouw persoonsgegevens verwerkt, op een veilige manier zorgt voor de vertrouwelijkheid en integriteit van jouw gegevens.

8. Jouw rechten

Als je toegang wilt vragen tot de persoonsgegevens die wij hebben over jou, deze wilt corrigeren of verwijderen, als je je toestemming wilt intrekken, als je een verzoek wilt indienen om een ​​elektronische kopie van dergelijke persoonsgegevens te ontvangen met het doel deze te verzenden naar een ander bedrijf, of als je wilt dat wij het gebruik van jouw persoonsgegevens beperken, kun je contact met ons opnemen zoals aangegeven in paragraaf 9 van dit onderstaande privacybeleid. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen onze gegevensverwerking. Meer in het bijzonder heb je het recht om bezwaar te maken tegen de profileringsactiviteiten van Rituals in het kader van de sollicitatieprocedure. We zullen op jouw verzoek reageren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Vertel in jouw verzoek welke persoonsgegevens je wilt laten wijzigen, of je deze wilt laten verwijderen van onze database, of laat ons anderszins weten welke beperkingen je zou willen toepassen op ons gebruik ervan. Voor jouw bescherming moeten we mogelijk jouw identiteit verifiëren voordat we jouw verzoek uitvoeren. We zullen proberen aan jouw verzoek te voldoen zodra dit redelijkerwijs mogelijk is.

Houd er rekening mee dat we mogelijk bepaalde persoonsgegevens moeten bewaren voor archiveringsdoeleinden en/of om alle transacties te voltooien die je bent begonnen voorafgaand aan het aanvragen van een wijziging of verwijdering.

In het geval dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming, kun je op elk moment jouw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar recruitment@rituals.com, met vermelding van jouw verzoek, zonder de rechtmatigheid van verwerking te beïnvloeden op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking.

Je kunt een ​​klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de Lidstaat waar je woonachtig bent, als je van mening bent dat de verzameling en het gebruik van jouw persoonsgegevens in strijd is met deze Verklaring of toepasselijke wetgeving.

9. Neem contact met ons op

Als je vragen of opmerkingen hebt over ons gebruik van jouw persoonsgegevens of om jouw rechten uit te oefenen, stuur dan een e-mail naar recruitment@rituals.com.