Datenschutzerklärung

1. Einführung

In dieser Datenschutzrichtlinie für Stellenbewerber bei Rituals („Datenschutzrichtlinie“) beschreiben wir, wie Rituals Cosmetics Enterprise B.V. (Keizersgracht 683, 1017 DW Amsterdam, Niederlande) (nachfolgend: „das Unternehmen“) und die verbundenen Unternehmen die personenbezogenen Daten der Bewerber, die sich bei uns bewerben („Bewerber“ oder „du“), verwenden.
Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt die Informationen, die wir sammeln, was wir damit machen, mit wem wir sie teilen, wie wir sie sichern, wie lange wir sie speichern und welche Rechte und Pflichten du als Stellenbewerber hast.
Das Unternehmen ist der Verantwortliche für deine personenbezogenen Daten, zusammen mit dem verbundenen Unternehmen, bei dem du dich auf eine bestimmte Stelle bewirbst (zusammen: „Rituals“, „wir“, „unser(e)“ oder „uns“).

2. Personenbezogene Daten, die wir über dich erheben und verwenden

Allgemeine personenbezogene Daten

Wir erheben und verwenden die folgenden personenbezogenen Daten über dich: Kontaktinformationen (wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer); Bildungsnachweise; Erfahrungsinformationen (wie Ausbildung, Fähigkeiten, Berufserfahrung und/oder Lebensläufe, Foto, Video, Referenzen, Mitarbeiterunterlagen und Beurteilungen), deine Arbeitsverfügbarkeit, demografische Informationen (wie Alter, Geburtsdatum, Geschlecht); psychometrische Testergebnisse; deine Antworten auf typische Kundeninteraktionen als Teil des Online-‚Spiels‘, als Teil des Match Identifier; die im Rahmen deiner Interaktion mit Luna, dem Chatbot, bereitgestellten Informationen (siehe unten Absatz 9 für weitere Details zum Chatbot) sowie andere für die Entscheidungsfindung im Bewerbungsprozess oder anderweitig erforderliche Informationen,und andere Informationen, die für eine Rekrutierungsentscheidung notwendig sind oder anderweitig von dir freiwillig zur Verfügung gestellt werden (alle diese Daten im Folgenden gemeinsam als „Bewerberdaten“ bezeichnet).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Grundsätzlich erheben und verwenden wir keine Sonderkategorien personenbezogener Daten von dir, wie z. B. Gesundheitsdaten oder andere sensible Daten, es sei denn, du stellst uns diese freiwillig im Rahmen deines Bewerbungsschreibens, Lebenslaufs, während des Vorstellungsgesprächs oder bei Kontakt mit einem der Rituals-Mitarbeiter während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung. Abhängig von der Stelle, für die du dich bewirbst, kann es jedoch erforderlich sein, dass du an einem Screening-Verfahren teilnimmst, bei dem dein juristischer Hintergrund überprüft wird. Wenn ein solches Screening-Verfahren stattfindet, werden wir spezielle Kategorien personenbezogener Daten von dir in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten sammeln.

Im Rahmen unseres Auswahl- und Einstellungsverfahrens für bestimmte Positionen können wir spielbasierte Assessments einsetzen. Dabei handelt es sich um kurze, wissenschaftlich validierte Online-Spiele, die kognitive Fähigkeiten und Verhaltensmerkmale als Indikatoren für die berufliche Leistungsfähigkeit bewerten. Die Assessments konzentrieren sich ausschließlich auf die für die jeweilige Position relevanten Kompetenzen.

Während des Assessments werden Daten zu deiner Interaktion mit den Spielen erfasst. Diese Daten werden ausgewertet, um Erkenntnisse über deine kognitiven Fähigkeiten und Verhaltenspräferenzen im Hinblick auf die ausgeschriebene Position zu gewinnen. Die Ergebnisse werden an Rituals weitergegeben, um faire, objektive und vorurteilsreduzierte Einstellungsentscheidungen zu unterstützen. Sie erhalten außerdem einen detaillierten Ergebnisbericht für deine persönliche Weiterentwicklung.

3. Zwecke für die Nutzung deiner personenbezogenen Daten

Rituals erhebt und verwendet deine personenbezogenen Daten zur Verwaltung des Bewerbungsprozesses. Insbesondere verwenden wir deine personenbezogenen Daten:

• um deinen Bewerbungsprozess zu verwalten
• um deine Fähigkeiten, Qualifikationen und deine Eignung für unsere Karrieremöglichkeiten zu beurteilen
• um Maßnahmen zu ergreifen, um die Richtigkeit der von dir gemachten Angaben zu überprüfen, z.B. durch Referenzprüfungen
• um Hintergrundprüfungen durchzuführen, soweit das geltende Recht dies zulässt und soweit dies für deine Stelle erforderlich ist
• um deine Unterlagen für zukünftige Einstellungsprozesse aufzubewahren, auch um mit dir zu kommunizieren und dich über mögliche Karrieremöglichkeiten zu informieren, die deinem Profil entsprechen (Talentpool)
• zur Beantwortung von Anfragen in Bezug auf Karrieremöglichkeiten bei Rituals über den Chatbot
• um die geltenden (Arbeits-)Gesetze und Vorschriften einzuhalten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir dich bitten, dich einem Online-Assessment zu unterziehen. Diese Online-Beurteilung besteht aus einem Fragebogen zur Persönlichkeit und einem kognitiven Test. Auf der Grundlage der von dir gegebenen Antworten wird ein persönliches Profil von dir erstellt, um zu analysieren oder vorherzusagen, ob du für eine Stelle bei Rituals in Frage kommst. Wir führen keine ausschließlich automatisierte individuelle Entscheidungsfindung durch und stellen sicher, dass deine Bewerbung immer durch einen Vertreter der Personalabteilung bearbeitet wird (und nicht ausschließlich mit automatisierten Mitteln).

Du hast das Recht, den oben genannten Profiling-Aktivitäten zu widersprechen. Weitere Informationen findest du in Absatz 8 dieser Datenschutzrichtlinie (Deine Rechte).

Eine Übersicht über die personenbezogenen Daten, die wir für die oben genannten Zwecke erheben und verwenden, findest du unter Punkt 2 dieser Datenschutzrichtlinie.

4. Rechtsgrundlagen für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden deine personenbezogenen Daten stets in Übereinstimmung mit dem maßgeblichen Datenschutzrecht. Dies bedeutet, dass wir personenbezogene Daten immer auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen erheben und verwenden:

• um deine Eignung für die zu besetzende Stelle vor Abschluss eines Arbeitsvertrages zu prüfen;
• wenn wir einer rechtlichen Verpflichtung nachkommen müssen, der wir unterliegen;
• wenn dies für unsere legitimen Interessen notwendig ist und deine Interessen und Grundrechte unsere Interessen nicht außer Kraft setzen. Unser legitimes Interesse ist es, qualifizierte und geeignete Mitarbeiter einzustellen, den richtigen Kandidaten für zukünftige freie Stellen zu finden, Entscheidungen über Bewerber in kürzerer Zeit zu treffen und die Effizienz des Bewerbungsprozesses zu verbessern sowie unser Geschäft zu sichern, zu verteidigen und zu entwickeln;
• wenn wir deine freie und ausdrückliche Einwilligung haben. Zum Beispiel, wenn du uns die personenbezogenen Daten freiwillig zur Verfügung stellst. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, wie im Abschnitt „Deine Rechte“ unter Absatz 8 dieser Datenschutzrichtlinie dargelegt.

5. Aufbewahrung deiner personenbezogenen Daten

Wir bewahren deine personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses auf. Wenn du eine Anstellung bei Rituals annimmst, werden deine personenbezogenen Daten auf der Grundlage unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter von Rituals aufbewahrt, die wir allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Wenn dein Bewerbungsverfahren nicht erfolgreich war, werden wir deine Daten innerhalb von 6 Monaten automatisch löschen, oder auf Anfrage auch früher. Wenn du uns deine Zustimmung zum Verbleib im Talentpool gibst, speichern wir deine personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von maximal 1 Jahr. In diesem Zeitraum können wir dich über andere Stellenangebote informieren, für die wir dich als geeignet erachten.

Wenn du angegeben hast, dass du nicht über andere Stellenangebote informiert werden möchtest, löschen wir deine personenbezogenen Daten gemäß unseren Aufbewahrungsrichtlinien oder unverzüglich auf deinen Wunsch hin.

In jedem Fall bewahren wir deine personenbezogenen Daten für einen längeren Zeitraum auf, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder ein berechtigtes Interesse besteht.

6. Veröffentlichung und Weitergabe personenbezogener Daten

Für die unter Abschnitt 3 dieser Datenschutzrichtlinie genannten Zwecke können wir deine personenbezogenen Daten an Mitarbeiter von Rituals weitergeben, wenn dies für deren Stelle innerhalb von Rituals erforderlich ist. (sowohl in dem Land, in dem du dich bewirbst, als auch in anderen Ländern, in denen wir tätig sind, auch in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“)). Dazu gehören die Weitergabe an Anbieter und Lieferanten, die wir zur Datenverarbeitung in unserem Auftrag nutzen, an Rechtsnachfolger im Falle einer Unternehmenstransaktion sowie an zuständige Aufsichtsbehörden, Vollzugsbehörden und andere staatliche Stellen.

Rituals unternimmt alle zumutbaren Schritte, um sicherzustellen, dass deine personenbezogenen Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie und der geltenden Gesetzgebung weitergegeben und behandelt werden. Dies bedeutet, dass wir mit den Empfängern deiner Daten rechtlich notwendige Verträge abgeschlossen haben, einschließlich Standardvertragsklauseln („Standard Contractual Clauses - SCC“), wie von der Europäischen Kommission genehmigt oder gleichwertig mit Parteien außerhalb des EWR in Ländern, die kein angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Du hast das Recht, eine Kopie aller Unterlagen zu erhalten, aus denen die geeigneten Sicherheitsvorkehrungen hervorgehen, indem du eine Anfrage an privacy@rituals.com sendest.

7. Sicherheit

Wir werden alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass deine personenbezogenen Daten durch geeignete technische, physische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugte oder unrechtmäßige Nutzung, Veränderung, unbefugten Zugriff oder Offenlegung, versehentliche oder unrechtmäßige Vernichtung und Verlust geschützt sind.

Wir unternehmen Schritte, um den Zugriff auf deine personenbezogenen Daten auf diejenigen Personen zu beschränken, die für einen der in dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführten Zwecke Zugriff darauf benötigen. Darüber hinaus stellen wir vertraglich sicher, dass jeder Dritte, der deine personenbezogenen Daten verarbeitet, die Vertraulichkeit und Integrität deiner Daten gleichermaßen gewährleistet.

8. Deine Rechte

Wenn du den Zugriff auf, die Berichtigung oder Löschung deiner personenbezogenen Daten beantragen möchtest, wenn du deine Einwilligung widerrufen möchtest, wenn du eine elektronische Kopie dieser personenbezogenen Daten zum Zwecke der Übermittlung an ein anderes Unternehmen anfordern möchtest oder wenn du möchtest, dass wir die Nutzung deiner personenbezogenen Daten einschränken, kannst du uns wie unter Punkt 9 dieser Datenschutzrichtlinie angegeben kontaktieren. Du hast auch das Recht, unserer Datenverarbeitung zu widersprechen. Insbesondere hast du das Recht, den von Rituals im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durchgeführten Profiling-Aktivitäten zu widersprechen. Wir werden deine Anfrage im Einklang mit dem geltenden Recht beantworten.

Bitte teile uns in deiner Anfrage mit, welche personenbezogenen Daten du geändert haben möchtest, ob du diese aus unserer Datenbank löschen lassen möchtest oder welche Einschränkungen du uns anderweitig mitteilen möchtest. Zu deinem Schutz müssen wir möglicherweise deine Identität überprüfen, bevor wir deine Anfrage umsetzen. Wir bemühen uns, deiner Anfrage so schnell wie möglich nachzukommen.

Bitte beachte, dass wir unter Umständen bestimmte personenbezogene Daten für Archivierungszwecke aufbewahren und/oder Transaktionen durchführen müssen, die du vor der Anforderung einer Änderung oder Löschung begonnen hast.

Falls deine personenbezogenen Daten aufgrund deiner Einwilligung verarbeitet werden, kannst du die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du eine E-Mail an deinen lokalen Personal-Vertreter unter recruitment@rituals.com mit Angabe deiner Anfrage sendest, ohne die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf zu beeinträchtigen.

Du kannst eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat, wo du deinen Wohnsitz hast, einreichen, wenn du der Ansicht bist, dass die Erhebung und Nutzung deiner personenbezogenen Daten gegen diese Datenschutzrichtlinie oder das geltende Recht verstößt.

9. Nutzung von Luna – dem Chatbot

Rituals setzt im Bewerbungsprozess den Chatbot Luna ein, der Bewerber unterstützt und Fragen zu unserem Unternehmen, unserer Kultur und offenen Stellen beantwortet. Luna erhebt nur die für deine Bewerbung erforderlichen personenbezogenen Daten und hilft bei der Navigation durch die Bewerbungsschritte.

Der Chatbot arbeitet nach fester Logik, trifft jedoch keine Einstellungsentscheidungen. Er prüft lediglich automatisch, ob du:

• mindestens 18 Jahre alt bist
• das Recht hast, im jeweiligen Land zu arbeiten

Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, informiert Luna dich, dass die Bewerbung nicht fortgesetzt werden kann. Bei Einwänden oder Fragen wende dich bitte an privacy@rituals.com.

Dein Chatverlauf wird mit deinem Bewerberprofil verknüpft, maximal 6 Monate gespeichert und anschließend gelöscht. Anonymisierte Chatinteraktionen können für Schulungen, Serviceverbesserungen und Analysen genutzt werden.

Bitte halte die Kommunikation professionell und vermeide unangemessene Sprache.
Wer nicht mit dem Chatbot interagieren möchte, kann sich alternativ direkt über das Online-Bewerbungsformular im Karriereportal bewerben.

10. Kontaktiere uns

Wenn du Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Nutzung deiner personenbezogenen Daten hast oder deine Rechte wahrnehmen möchtest, sende bitte eine E-Mail an recruitment@rituals.com (mailto:recruitment@rituals.com)oder wende dich an das Datenschutzteam unter privacy@rituals.com (mailto:privacy@rituals.com).